Zawartość

• Kroki
• Pytania i odpowiedzi społeczności

Inne sekcje

Skuteczni menedżerowie i liderzy zespołów aktywnie monitorują swoich pracowników na różne sposoby, aby zapewnić, że osoby osiągające słabe wyniki zostaną szybko zdyscyplinowane, a osoby osiągające wysokie wyniki zostaną nagrodzone. Monitorowanie pracowników może również pomóc w zidentyfikowaniu obszarów, w których pracownicy marnują czas lub zasoby firmy na sprawy prywatne. Za pomocą odpowiedniego oprogramowania możesz blokować strony internetowe, które są nieodpowiednie lub nie mają zastosowania do operacji biznesowych. Skuteczne monitorowanie pracowników, bez powodowania niepotrzebnego tarcia w biurze, powinno być celem każdego skutecznego menedżera.

Kroki

Metoda 1 z 4: Określanie oczekiwań

1. 

   Utwórz pisemne wyjaśnienie swoich zasad. Twoje zasady będą skuteczne tylko wtedy, gdy zostaną jasno wyjaśnione w podręczniku lub przewodniku dla pracowników. Ten przewodnik powinien być łatwo dostępny dla wszystkich pracowników i powinien określać, jakie są Twoje zasady i co zostanie zrobione w przypadku ich nieprzestrzegania. W przypadku dowolnej polityki monitorowania, takiej jak monitorowanie Internetu lub telefonu, możesz również chcieć wyjaśnić proces myślowy, który doprowadził do powstania twoich zasad. Wyjaśnienie, dlaczego to robisz, może pomóc zmniejszyć nieufność pracowników spowodowaną monitorowaniem ich działań.
   • Ustal jasne zasady dotyczące pomiaru czasu, płatnych godzin (jeśli dotyczy), osobistych rozmów telefonicznych i osobistego korzystania z Internetu w pracy. Zachęcaj pracowników do robienia przerw poza godzinami pracy, jeśli jest to stosowne.

2. 

   
   
   Upewnij się, że pracownicy są świadomi tych zasad. Jeśli jakikolwiek rodzaj monitorowania ma miejsce poza standardowym sprawdzaniem postępów, na przykład w przypadku monitorowania przez telefon lub internet, należy bezpośrednio poinformować o tym swoich pracowników. Zorganizuj spotkanie lub wyślij masową wiadomość e-mail, aby wyjaśnić zmiany w polityce monitorowania i wyjaśnić dokładnie, kiedy i jak informacje będą rejestrowane, zapisywane i usuwane.
   • W niektórych stanach, takich jak Connecticut i Delaware, jesteś prawnie zobowiązany do informowania swoich pracowników o jakimkolwiek monitorowaniu Internetu.
   • Nawet jeśli nie musisz informować swoich pracowników o monitorowaniu, może pojawić się sprzeciw, jeśli im nie powiesz, a sami dowiedzą się o tym.

3. 

   
   
   Dokładnie przestrzegaj wskazówek dyscyplinarnych. Gdy pracownik nie przestrzega twoich zasad, upewnij się, że zostały podjęte określone działania dyscyplinarne za to wykroczenie. Upewnij się, że zasady są stosowane jednakowo do wszystkich pracowników. Jasno określ swoje zamiary. Udokumentuj postępowanie dyscyplinarne i poproś pracownika o podpisanie planów dyscyplinarnych. Jeśli nie zastosujesz się odpowiednio do tych wytycznych, pracownicy uwierzą, że starannie ustalone zasady nie będą egzekwowane.

4. 

   
   
   Przestrzegaj zasad rozsądku. Nie melduj się zbyt często ani nie wprowadzaj nadmiernie ograniczających zasad internetowych. Wścibski szef może obniżyć morale i podenerwować pracowników. Skoncentruj się na wynikach, a nie na procesie. Jeśli pracownik wykonuje dobrą pracę i dobrze pracuje w zespole, nie narzekaj na szczegóły.
   • Zapewnij swoim pracownikom wyższego szczebla większą swobodę. Chociaż może być właściwe powierzenie tymczasowemu lub asystentowi administracyjnemu, który ma niewielką inwestycję w firmę, komputer z otwartą przestrzenią, którą można monitorować, pracownicy wyższego szczebla będą oczekiwać zaufania.
   • Swoboda wykonywania pracy na swój sposób prawdopodobnie sprawi, że pracownicy wyższego szczebla będą bardziej produktywni, a nie mniej.

Metoda 2 z 4: Ocena produktywności

1. 

   Sprawdź swoich pracowników. Od czasu do czasu melduj się z personelem we własnym biurze o nieplanowanej godzinie. Jeśli pracownik często „klika” od okna, kiedy wchodzisz lub odkładasz słuchawkę, być może trzeba będzie wyrazić pewne zaniepokojenie. Osobiste obserwowanie pracowników może również pomóc w przedstawieniu konstruktywnej krytyki ich pracy.

2. 

   Poproś o wyjaśnienie, nad czym pracował pracownik. Prostym sposobem na pociągnięcie pracowników do odpowiedzialności jest prowadzenie z nimi regularnych rozmów na temat przebiegu ich pracy. Zapytaj ich, co zrobili od ostatniej rozmowy, zadając więcej pytań i oceniając ich odpowiedzi w miarę rozwoju rozmowy. Zapytaj o szczegóły i namacalne dowody wyników.

3. 

   Spraw, aby pracownicy dokumentowali swoją pracę. Poproś pracownika, aby zapisywał postępy w pracy w dziennikach aktywności, listach kontrolnych lub raportach postępu. Jednak raporty nie powinny być nadmiernie uciążliwe lub „zajęte”, ale powinny zachęcać zarówno członków zespołu, jak i kierownictwo do pozostawania w kontakcie i na tej samej stronie. Nie bój się poprosić o dowód pracy opisanej w raporcie podczas rozmowy z pracownikiem.

4. 

   Oceń prace w toku. Jeśli martwisz się o produktywność, poproś o konkretne dowody wydajności, które są mierzalne i ograniczone w czasie. Jeśli pracownik jest liderem projektu, ustalaj kamienie milowe, ale także poproś o plany i harmonogram projektu. Skontaktuj się z innymi pracownikami, aby upewnić się, że wszyscy członkowie zespołu projektowego się komunikują. Osobiście śledź postępy długoterminowych projektów i oceniaj ich dokładność oraz kompletność.
   • Na przykład można monitorować wpisy danych dla pracownika przypisanego do zarządzania bazą danych. Można było ocenić aktualność wpisów, ich dokładność i zgodność z wytycznymi firmy.

5. 

   Zapytaj innych o interakcje z pracownikami. Zapytaj dostawców, klientów i innych pracowników o ich interakcje z danym pracownikiem, aby uzyskać obraz tego, jak zachowywał się ten pracownik. Potrzebujesz jednak sposobu na zwiększenie obiektywizmu tych obserwacji, tak aby pracownicy nie byli nieuczciwie reprezentowani. Prosząc o te informacje, poproś o szczegóły interakcji zamiast o wyświetleniach. Poproś o opisy interakcji zamiast ocen. I zawsze miej otwarty umysł; nigdy nie wiadomo, kiedy pracownik jest fałszywie przedstawiany.

Metoda 3 z 4: Monitorowanie aktywności online

1. 

   Wybierz oprogramowanie monitorujące. Oprogramowanie monitorujące można skonfigurować na wiele sposobów. Pierwszą rzeczą do rozważenia jest ustawienie kompletnego systemu z serwerem. Będzie to obejmować ochronę antywirusową i przed złośliwym oprogramowaniem, a także monitorowanie pracowników. Jeśli nie masz personelu IT zajmującego się konserwacją sprzętu, możesz skorzystać z usługi chmurowej, takiej jak Trend Micro Business Security lub Symantec Cloud, aby uzyskać te usługi. Usługi te nie są niezwykle drogie; spodziewaj się zapłacić około 150 dolarów rocznie.
   • Jeśli chcesz tylko śledzić wykorzystanie sieci przez pracowników i blokować niektóre witryny, wystarczy prostszy pakiet oprogramowania. Ta usługa będzie tańsza i umożliwi monitorowanie i filtrowanie stron internetowych, przeglądanie naciśnięć klawiszy i przechwytywanie zrzutów ekranu. Na przykład, Interguard Sonar świadczy te usługi.
   • W niektórych przypadkach możesz nawet uzyskać podstawowe systemy śledzenia za darmo. Na przykład ActivTrak monitoruje ruch sieciowy w systemie i tworzy miesięczny raport dla Ciebie.

2. 

   Blokuj szkodliwe lub nieodpowiednie strony internetowe. Pracodawcy mają prawo do monitorowania, jakie strony internetowe odwiedzają ich pracownicy, i do blokowania stron internetowych, które uznają za nieistotne dla działalności biznesowej, nieodpowiednie lub potencjalnie szkodliwe. Przede wszystkim pracodawcy blokują określone witryny internetowe, aby upewnić się, że pracownicy są produktywni, na przykład blokując Facebooka lub witryny giełdowe, które ich rozpraszają, lub aby upewnić się, że pracownicy nie nękają współpracowników ani nie dopuszczają się szpiegostwa korporacyjnego.
   • Pracodawcy mogą również blokować strony uważane za pornograficzne lub szerzące nienawiść.
   • Niektóre pakiety monitorowania pozwalają na ustawienie limitów czasowych na niektórych typach witryn internetowych, na przykład zezwalanie na określoną ilość czasu każdego dnia w serwisach społecznościowych.
   • Kiedy zauważysz, że Twoi pracownicy często odwiedzają witrynę niezwiązaną z pracą, zablokuj tę witrynę, a następnie wyślij wiadomość e-mail z przypomnieniem, że są w czasie pracy.

3. 

   Monitoruj pocztę e-mail. Monitorowanie e-maili jest trudniejsze do uzasadnienia dla pracodawców. Przed przeczytaniem jakichkolwiek e-maili od pracowników należy powiadomić pracowników o zasadach, które umożliwiają odczytanie ich e-maili. Ponadto pracodawca zwykle potrzebuje powodu do podejrzeń, które skłoniło go do przeczytania e-maili, na przykład udokumentowanego incydentu z tym pracownikiem. Pracodawcom trudno jest również uzasadnić czytanie e-maili, jeśli pierwotnie twierdzili, że e-maile będą poufne.

4. 

   Upewnij się, że postępujesz zgodnie z prawem. Niektóre środki monitorowania mogą kolidować z prawem pracowników do prywatności. Przed zainstalowaniem oprogramowania monitorującego skonsultuj się z prawnikiem ds. Zatrudnienia. Upewnij się, że istnieje pisemna dokumentacja oprogramowania, którą podpisali pracownicy, i że wszyscy rozumieją, do czego służy oprogramowanie.

Metoda 4 z 4: Ustanawianie innych rodzajów monitorowania

1. 

   Nagrywaj rozmowy telefoniczne. Prawo federalne zezwala pracodawcom na monitorowanie rozmów telefonicznych pracowników. Dotyczy to jednak tylko połączeń biznesowych, takich jak rozmowy z klientami lub dostawcami. Pracodawcy generalnie nie wolno monitorować rozmów osobistych i musi przestać nagrywać i monitorować rozmowę, gdy zda sobie sprawę, że jest ona osobista. Jedynym wyjątkiem jest sytuacja, gdy osobiste rozmowy telefoniczne są wyraźnie zabronione przez zasady obowiązujące w miejscu pracy.
   • Nagrywanie i monitorowanie poczty głosowej powinno odbywać się wyłącznie z uzasadnieniem, takim jak udokumentowane podejrzenie o niewłaściwe postępowanie.
   • Rozmowy telefoniczne mogą być nagrywane za pomocą podsłuchów telefonicznych lub elektronicznego systemu nagrywania. W niektórych przypadkach można to powiązać z innym oprogramowaniem monitorującym.

2. 

   Skonfiguruj nadzór wideo. Firmy zazwyczaj używają monitoringu wideo, aby zniechęcić klientów do kradzieży produktów. Jednak niektóre firmy używają także nadzoru wideo, aby upewnić się, że pracownicy są produktywni i nie naruszają zasad firmy. Monitorowanie pracowników w ten sposób może dostarczyć obiektywnych dowodów niewłaściwego postępowania pracowników, a także zmotywować ich do bardziej sumiennej pracy. Jednak ciągłe poczucie bycia obserwowanym może powodować dyskomfort pracowników i prowadzić do spadku morale. Z tych powodów przed użyciem nadzoru wideo należy dokładnie rozważyć zalety i wady.
   • W wielu stanach nadzór wideo jest również ściśle regulowany przez prawo stanowe. Przed wdrożeniem tego rodzaju monitorowania należy sprawdzić przepisy stanowe.
   • Nagrywanie na wideo pracowników wykonujących określone czynności, takie jak korzystanie z toalety lub przebieranie się, jest zawsze nielegalne i może skutkować sankcjami karnymi.

3. 

   Śledź lokalizacje swoich pracowników. Niektóre aplikacje, takie jak Xora i TSheets, umożliwiają pracodawcom śledzenie ruchu pracowników za pomocą smartfonów. Jest to zwykle używane do rejestracji czasu wejścia lub wyjścia i jest legalne, jeśli pracownik wyrazi na to zgodę. Jednak niektórzy pracownicy są śledzeni 24 godziny na dobę, 7 dni w tygodniu za pomocą oprogramowania, co może dać im podstawę prawną do pozywania pracodawców za naruszenie prywatności. Jeśli wdrażasz tego typu zasady, skonsultuj się z prawnikiem, aby upewnić się, że robisz to zgodnie z prawem.
   • Firmy zajmujące się transportem lub kierowaniem pojazdami mogą również używać urządzeń śledzących w pojazdach, aby zapewnić kierowcom pozostanie na trasie. Jest to powszechna praktyka i jest ogólnie akceptowalna.

Pytania i odpowiedzi społeczności

Zarządzam zespołem składającym się z 4 osób. Które narzędzie do śledzenia czasu poleciłbyś?

Chciałbym polecić tracker WebWork. Używam go na potrzeby monitorowania mojego zespołu już od 7 miesięcy. Jest dość łatwy w użyciu i ma wiele przydatnych funkcji, takich jak poziomy aktywności, zrzuty ekranu, raporty, faktury i tak dalej. Co więcej, jest tańszy w porównaniu z innymi aplikacjami.

Jak mogę sporządzać codzienne raporty?

Możesz wypróbować wszechstronne oprogramowanie do monitorowania i zarządzania. Będzie zbierać codzienne podsumowanie pracy każdego pracownika i eksportować raport dzienny, tygodniowy lub miesięczny, który możesz sprawdzić lub pobrać.

Firma opracowała zasadę, zgodnie z którą każdy pracownik ma odprawić godzinę, gdy idzie w teren lub poza biurem, i zarejestrować się, gdy wróci. Jak mogę sobie z tym poradzić, jeśli personel odmówi?

Trudno jest zmusić do tego swoich pracowników, więc dlaczego nie wykorzystasz innego sposobu, aby osiągnąć swój cel? Możesz wypróbować oprogramowanie monitorujące. Może automatycznie rejestrować czas logowania i wylogowania z komputera, więc byłby to czas wejścia i wyjścia, który chcesz zarejestrować. W przeciwnym razie możesz zagrozić swoim pracownikom, że nie otrzymają dokładnej zapłaty, jeśli nie będą dokładnie korzystać z systemu, ale będziesz musiał być przygotowany, aby to wyegzekwować. Upewnij się, że masz to legalnie i daj swoim pracownikom wystarczająco dużo czasu na dostosowanie się.