Zawartość

• etapy
• Część 1 Organizuj się w czasie i przestrzeni
• Część 2 Zarządzanie pocztą e-mail
• Część 3 Zarządzaj czasem
• Część 4 Utrzymanie zdrowia fizycznego i psychicznego

W tym artykule: Organizacja czasu i przestrzeni Zarządzanie pocztą e-mail Zarządzanie czasem Utrzymanie zdrowia fizycznego i psychicznego 15 Odniesienia

Bycie zorganizowanym to jakość poszukiwana przez rekruterów, ponieważ jest to jeden z najlepszych atutów w zapewnianiu wysokiej jakości pracy. Wielu pracowników napotyka jednak trudności organizacyjne różnego stopnia.Jeśli jesteś jego częścią, wiedz, że istnieją proste i skuteczne rozwiązania. daje kilka wskazówek, które ułatwią Ci życie zawodowe dzięki lepszej organizacji.

etapy

Część 1 Organizuj się w czasie i przestrzeni

1. 
   

   
   Nagraj swoje działania w gazecie. Poświęć tydzień, aby ocenić każdą swoją aktywność. Ten typowy tydzień pozwoli Ci na przegląd codziennych zadań. Będziesz mógł je sklasyfikować według wymaganego czasu i celów, które pozwolą ci osiągnąć.

2. 
   

   
   Określ swoje szczyty produktywności. Niektóre osoby są bardziej aktywne rano, podczas gdy inne są bardziej skuteczne po obiedzie. Niezależnie od tego, który jest dla Ciebie najlepszy czas, skorzystaj z niego, aby wykonać najważniejsze i złożone zadania.

3. 
   

   
   Priorytetyzuj swoje zadania. Nabierz nawyku posiadania dziennika w formie papierowej lub cyfrowej. Przed wyjazdem w nocy lub przybyciem rano zaznacz najważniejsze czynności: zgłoś się w krótkim czasie, przygotuj się na spotkanie ... Pozwoli ci to poświęcić czas i energię potrzebną na każde zadanie bez rozpraszania cię. Niemniej jednak zachowaj wystarczającą elastyczność, aby wprowadzić nowe wymagania w przypadku zmiany okoliczności. Jeśli nie jesteś pewien względnej ważności zadania, zapytaj współpracownika lub przełożonego o szczegóły.

4. 
   

   
   
   
   Szybko wysyłaj małe zadania. Ustalanie priorytetów nie oznacza zwlekania! Innymi słowy, jeśli masz mało ważne, ale łatwo osiągalne zadania, nie odkładaj ich na noc. Zajmij się tymi drobnymi czynnościami tak szybko, jak to możliwe, abyś mógł skupić się na najważniejszych punktach.

5. 
   

   
   Uporządkuj swoje miejsce pracy. Niezależnie od tego, czy masz małe biuro, czy prawdziwe pomieszczenie, Twoja przestrzeń musi sprzyjać efektywnej pracy! Brudny obszar roboczy może powodować stres i ograniczać wydajność. Nie chodzi o to, by zostać maniakiem toalety! Musisz po prostu posprzątać biurko.
   • Przechowuj swoje miejsce pracy. Pozbądź się wszystkich plików i śmieci, które zaśmiecają twoje biuro. Natomiast starannie uszereguj ważne części. Przechowuj i czyść swoje miejsce pracy, gdy tylko będzie to możliwe: w okresie aktywności, w przerwie, między dwoma zadaniami ...
   • Czyść jak idziesz. W ten sposób unikasz gromadzenia dokumentów lub resztek jedzenia na biurku.
   • Trzymaj rzeczy na wyciągnięcie ręki: telefon, długopis, podkładka papierowa ... Zorganizuj przestrzeń roboczą, aby była jak najbardziej funkcjonalna.

6. 
   

   
   
   
   Zaplanuj swój dzień. Aby skutecznie organizować, musisz zaplanować spotkania, ale także wszystkie inne profesjonalne zadania, takie jak czytanie wiadomości e-mail, pisanie raportów ... Na przykład możesz spędzić jeden lub dwa dni w tygodniu Ty i reszta tygodnia do innych zadań. Nie próbuj wypełniać pustych okresów za wszelką cenę. Skorzystaj z okazji, aby się zrelaksować lub pomyśleć o mniej bezpośrednich problemach. Te okresy niskiej aktywności mogą również przewidywać oczekiwane.
   • Użyj kalendarza lub kalendarza. Możesz wybrać program w formie papierowej, kalendarz elektroniczny lub aplikacje takie jak iCalendar lub Google Now.
   • Kategoryzuj swoje działania. Na przykład można je sklasyfikować według typu (projekt, wydarzenie, spotkanie, przerwa ...) lub według kolejności ważności. Wybierz system, który pozwala zobaczyć swoje główne działania na pierwszy rzut oka.
   • Zoptymalizuj wykorzystanie narzędzi cyfrowych. Na przykład perspektywy może służyć jako książka adresowa, kalendarz lub lista czynności do wykonania. Korzystając z tego samego narzędzia do planowania życia zawodowego, zyskujesz na wydajności.
   • Jeśli to możliwe, przekaż część swojej pracy. Załadowanie asystenta z przypisanymi do Ciebie zadaniami lub uzyskanie pomocy od współpracownika może być trudne. Pozwala to jednak ponownie skoncentrować się na czynnościach, które można wykonać, i zoptymalizować zarządzanie czasem.

Część 2 Zarządzanie pocztą e-mail

1. 
   

   
   Jeśli to możliwe, zaplanuj czytanie swojego e-maila. Niektóre posty mogą wymagać stałego połączenia z twoimi. Jeśli tak nie jest, nie czytaj wiadomości e-mail do zaplanowanych godzin w ciągu dnia.

2. 
   

   
   Sortuj maile. Oznaczaj ważne rozmowy i klasyfikuj wiadomości e-mail według celu, nadawcy ... Skorzystaj z funkcji oferowanych przez perspektywy (foldery i podfoldery) lub Gmail (etykiety).
   • Usuń te, gdy są przetwarzane. Archiwizuj ważne rozmowy i e-maile, których możesz potrzebować. Posiadanie pustego pudełka, z których wszystkie zostały przeczytane i potraktowane, może być ulgą na koniec dnia. Jeśli wybierzesz tę zasadę, upewnij się, że nie spiesz się z przetwarzaniem wiadomości e-mail.

3. 
   

   
   Zoptymalizuj środki komunikacji. Czy to między współpracownikami, czy z partnerami, nie ograniczaj się do rozmowy przez e-mail. Natychmiastowa rozmowa lub po prostu telefon to preferowane rozwiązania w zakresie szybkości i kontaktu z ludźmi. Mogą zaoszczędzić cenny czas i stres związany z oczekiwaniem na odpowiedź. Ponadto łatwiej jest wymieniać informacje w wątku rozmowy ustnej niż na piśmie.

4. 
   

   
   Ogranicz przedwczesne przerwy w pracy. Ważne jest, aby robić przerwy w ciągu dnia. Z drugiej strony przeszkadzanie w trakcie wykonywania zadania odebrania telefonu lub kolegi, który przechodzi obok biurka, przerywa harmonogram pracy i marnuje czas. Nie izoluj się całkowicie, nie wahaj się zamknąć drzwi lub zostawić telefon na automatycznej sekretarce. Po zakończeniu zadania odpowiedz na różne prośby. To powiedziawszy, nie rób absolutnej reguły, ryzykując, że będziesz wyglądać na towarzyskiego lub niedostępnego!

5. 
   

   
   Użyj przetwarzanie w chmurze. Ta technologia umożliwia przechowywanie dużych ilości informacji za pośrednictwem zdalnego serwera. Jest więc niedrogi i poprawia dostępność danych. W ten sposób możesz pracować z dowolnego urządzenia, pod warunkiem że ma on dostęp do Internetu. przetwarzanie w chmurze może poprawić jakość Twojej pracy i zarządzanie czasem, ponieważ pozwala pracować szybciej i wydajniej. Ta usługa jest zwykle dostępna jako subskrypcja opłacana przez firmę. Nie wahaj się zaproponować zastosowania tej technologii do swoich usług.

6. 
   

   
   Skorzystaj z funkcji oferowanych przez wyszukiwarki. Być może masz już zwyczaj rejestrowania i rangowania stron w ulubionych na osobistej podstawie. Nie wahaj się zrobić tego samego w biurze, zwłaszcza jeśli masz własny komputer. Na przykład witryny partnerów korporacyjnych lub ogólne informacje to źródła, do których potrzebujesz szybkiego dostępu.

Część 3 Zarządzaj czasem

1. 
   

   
   Nie próbuj wykonywać więcej niż jednego zadania na raz. W świecie zdominowanym przez technologie informatyczne i komunikacyjne oczekuje się, że pracownicy będą zawsze dostępni i odpowiedzą na wszystkie żądania w tym samym czasie. Wszyscy eksperci chętnie twierdzą, że to zjawisko wielozadaniowość prowadzi, wbrew pozorom, do utraty czasu i jakości pracy. Kiedy nasz mózg jest nasycony informacjami, nie ma czasu na analizę wszystkiego. Zatem wykonywanie kilku zadań jednocześnie zwiększa stres i zmniejsza zdolność analizy i koncentracji. Bardziej sensowne jest rozwiązywanie jednego problemu na raz.

2. 
   

   
   Stwórz swój własny harmonogram. Poza ustaleniem konkretnego programu (spotkania, wydarzenia, spotkania ...) dobrze jest mieć ogólny harmonogram dnia. Umożliwi to przewidywanie szczytów aktywności i okresów odpoczynku.
   • Niektóre działania, takie jak myślenie o projekcie lub przeglądanie akt klienta, wymagają koncentracji i analizy. Aby poprawić efektywność, zaplanuj określony czas na tego rodzaju działania. Jeśli przenosisz pliki lub projekty, twoja zdolność intelektualna może się zmniejszyć, co czyni cię mniej wydajnym. Podobnie, bardziej żmudne zadania, takie jak czytanie poczty lub raportów, muszą być ograniczone w czasie. W przeciwnym razie możesz się nudzić i opóźniać lub opóźniać aktywność.
   • Daj dodatkowy czas na niektóre działania. Rzeczywiście spotkania lub spotkania mogą trwać dłużej niż oczekiwano. W oparciu o swoje doświadczenie włącz do swojego harmonogramu przedział czasowy dłuższy niż zapowiadany czas trwania wydarzenia.

3. 
   

   
   Możesz użyć alarmu. Może przypominać o zdarzeniu, sygnalizować koniec czasu przeznaczonego na wykonanie zadania lub po prostu dać rytm pracy. Unikaj jednak niespodziewanego dzwonienia, ponieważ może to cię stresować bez zwiększania wydajności.

4. 
   

   
   Nie wykonuj swoich zadań bez ważnego powodu. Lennui, znużenie, chęć wcześniejszego opuszczenia biura ... to wszystkie złe powody, aby odłożyć działanie. Zwlekanie to prawdziwa strata czasu i wydajności. Musisz jednak pozostać elastyczny. Jeśli wystąpi nieoczekiwane zdarzenie (spotkanie w ostatniej chwili, poprawka pilnego pliku ...), zwróć uwagę na to, co musisz zrobić, i wznów swoją aktywność później. Możesz także skonfigurować alternatywne rozwiązanie. Na przykład jeśli nie możesz iść na spotkanie, spróbuj skonfigurować połączenie konferencyjne.

Część 4 Utrzymanie zdrowia fizycznego i psychicznego

1. 
   

   
   Rób przerwy. Jak wspomniano w artykule, konieczne jest zaplanowanie okresów odpoczynku fizycznego i intelektualnego. Rzeczywiście, popołudniowa przerwa na zrobienie tego, na co nie mieliśmy czasu rano, jest bezużyteczna. Przerwa pozwala cofnąć się o krok, docenić wykonaną pracę i wymienić się z kolegami. Ponadto pomaga lepiej zorganizować i poprawić wydajność. Jeśli jesteś przytłoczony pracą, wprowadź okres przerwy w swoim kalendarzu, aby go nie zapomnieć. W razie potrzeby zaplanuj alarm.

2. 
   

   
   Prześpij się. Korzyści ze snu zawsze były rozpoznawane. Jednak wielu pracowników nie śpi wystarczająco. Ustaw rutynę, aby uzyskać spokojny sen trwający siedem lub osiem godzin.

3. 
   

   
   Nie porównuj się do swoich kolegów. Każdy ma szczególną rolę, którą postrzega inaczej. Skuteczna metoda organizacji dla kolegi niekoniecznie będzie dla Ciebie. Możesz omówić najlepsze praktyki, ale musisz znaleźć swój własny system.

4. 
   

   
   Organizowanie jest procesem czasochłonnym. Twój harmonogram zostanie wprowadzony podczas pracy w firmie. Nie staraj się za wszelką cenę podążać za swoim planem i bądź elastyczny. Zacznij od ogólnej organizacji (uporządkowane biuro, podział czasu między pracą a przerwą ...), a następnie stopniowo ją udoskonalaj.