Zawartość

• etapy
• Część 1 Zacznij list
• Część 2 Napisz treść listu
• Część 3 Dokończ list
• Część 4 Wypełnianie listu

W tym artykule: Rozpocznij literę Zmniejsz treść listu Wypełnij list Znajdź literę 14 Odniesienia

Czy potrzebujesz napisać list komercyjny? Ogólnie rzecz biorąc, tego rodzaju litery mają dobrze znaną i łatwą do zastosowania strukturę, która dostosowuje się do różnych treści. List biznesowy musi być zawsze opatrzony datą. Ponadto powinien zawierać kilka akapitów i informacje o nadawcy i odbiorcy. Napisz własną i wprowadź niezbędne zmiany, jeśli to konieczne, aby zachować zgodność ze standardami określonymi przez Twoją firmę.

etapy

Część 1 Zacznij list

1. 
   

   
   Zapoznaj się z układem. Niezależnie od treści twojego listu, musisz stosować pewne zasady prezentacji. Litery handlowe muszą być pisane na maszynie. Użyj wspólnego kroju pisma, takiego jak „Arial” lub „Times New Roman”. Jeśli to możliwe, wybierz wypełnione akapity, co jest równoważne z rozpoczęciem każdego nowego akapitu poprzez dwukrotne naciśnięcie klawisza. wejście i nie oddawajcie się.
   • Pozostaw margines 2,5 cm ze wszystkich czterech stron.
   • Cyfrowy list biznesowy musi składać się ze wspólnej czcionki. W profesjonalnym e-mailu unikaj używania kursywy lub e w kolorze innym niż czarno-biały.

2. 
   

   
   Wybierz odpowiedni papier. Litera e musi być wydrukowana na arkuszu formatu A4. Jeśli mieszkasz w Stanach Zjednoczonych, użyj papieru o rozmiarze Letter, który ma wymiary 216 mm × 279 mm lub 8,5 × 11 cali. Niektóre duże kontrakty mogą być drukowane na arkuszach formatu Legal (216 mm × 356 mm).
   • Jeśli wydrukujesz list, aby go wysłać, rozważ użycie papieru z głową firmy. To nada Twojemu listowi oficjalny charakter, ponieważ czytelnik zobaczy logo i dane kontaktowe Twojej firmy.

3. 
   

   
   
   
   Wprowadź informacje o firmie. Wprowadź nazwę i adres firmy, zapisując każdy element adresu w osobnym wierszu. Jeśli pracujesz we własnym imieniu, dodaj swoje nazwisko albo w miejsce nazwy firmy, albo powyżej.
   • Jeśli Twoja firma ma gotowy do użycia nagłówek, możesz go użyć zamiast samodzielnie wpisywać dane.
   • Jeśli sam wprowadzisz adres, uzasadnij go albo w lewo, albo w prawo u góry strony, w zależności od preferencji lub instrukcji firmy.
   • Jeśli wysyłasz list za granicę, wpisz nazwę kraju wielkimi literami.

4. 
   

   
   Podaj datę. Aby uzyskać więcej dyscypliny, wpisz pełną datę. Na przykład: „1 kwietnia 2012 r.”. W liście przedstawionym w języku francuskim miejsce i data powinny pojawić się w prawym górnym rogu strony.
   • Jeśli pisanie listu trwało kilka dni, podaj datę jego ukończenia.

5. 
   

   
   
   
   Dodaj informacje o odbiorcy. Wprowadź pełną nazwę odbiorcy, tytuł, jeśli dotyczy, nazwę i adres firmy. Informacje te muszą pojawić się w tej kolejności, a każdy element w osobnym wierszu. Jeśli dotyczy, podać numer referencyjny. W liście przedstawionym Francuzom informacje o odbiorcy muszą być wymienione po prawej stronie, kilka wierszy poniżej daty.
   • Aby otrzymać odpowiedź bezpośrednio, wskazane jest zaadresowanie listu do konkretnej osoby. Wykonaj trochę badań, jeśli zignorujesz nazwę odbiorcy. Skontaktuj się z firmą, aby znaleźć nazwisko i tytuł zainteresowanej osoby.

6. 
   

   
   Wybierz formularz telefoniczny. Ta formuła służy wyrażeniu szacunku wobec odbiorcy. Wybierz formułę w zależności od tego, czy znasz sąsiada, czy nie. Zastanowisz się także nad stopniem znajomości lub formalnością twojego związku. Sprawdź opcje z poniższej listy.
   • Użyj wyrażenia „Do kogo należy:” tylko jeśli nie wiesz dokładnie, do kogo adresować list.
   • Jeśli twoje relacje z odbiorcą są powierzchowne, najlepiej użyć „Sir” lub „Madam”, aby uniknąć nieparzystości.
   • Możesz także wskazać tytuł odbiorcy, na przykład: „Mr. Director”.
   • Jeśli znasz odbiorcę bardzo dobrze i znasz swoje raporty, możesz zastosować bardziej osobistą formułę, na przykład „Moja droga Suzanne”.
   • Jeśli masz wątpliwości co do płci odbiorcy, użyj wzoru: „Panie, panowie”.
   • Nie zapomnij wstawić przecinka po formule wywołania lub dwukropku (:) po wyrażeniu „Do kogo ma rację”.

Część 2 Napisz treść listu

1. 
   

   
   Przyjmij odpowiedni ton. Zgodnie ze znanym powiedzeniem czas to pieniądz, a większość biznesmenów nie lubi marnować czasu. Dlatego twój list powinien być napisany krótkim i precyzyjnym tonem. Ułatw czytanie, przechodząc od razu do sedna i rozpoczynając od zwięzłego akapitu.Na przykład zawsze możesz zacząć od zdania takiego: „Piszę o ...”.
   • Unikaj kwiecistych przejść, pompatycznych słów lub długich, krętych zdań. Zamiast tego poszukaj najbardziej podstawowego tak szybko i wyraźnie, jak to możliwe.
   • Przyjmij przekonujący styl. Najprawdopodobniej Twoim celem jest przekonanie czytelnika do zrobienia czegoś, zmiany zdania, rozwiązania problemu, zapłacenia rachunku lub podjęcia działania. Dlatego z przekonaniem ujawnij swój punkt widzenia.

2. 
   

   
   Używaj zaimków osobowych Używanie w komercyjnych listach zaimków osobowych jest całkowicie poprawne ja, nas i ty, Jeśli chodzi o siebie, użyj zaimka osobistego ja, Użyjesz zaimka osobistego, ty rozmawiać o odbiorcy.
   • Zachowaj ostrożność pisząc list w imieniu organizacji. Jeśli przedstawisz punkt widzenia firmy, musisz użyć zaimka osobistego nas, W ten sposób czytelnik będzie wiedział, że chodzi o punkt widzenia firmy. Jeśli wyrażasz swoją opinię, użyj ja .

3. 
   

   
   Bądź jasny i zwięzły. Poinformuj czytelnika dokładnie na temat twojego wystąpienia, ponieważ odpowie ci szybko tylko wtedy, gdy twój list będzie czysty jak woda skalna. W szczególności musisz jednoznacznie wskazać, czy chcesz, aby odbiorca ci coś dał, czy działał w określonym kierunku. Wyjaśnij swoją pozycję tak krótko, jak to możliwe.

4. 
   

   
   Użyj aktywnego głosu. Opisując sytuację lub składając zapytanie, należy używać głosu aktywnego zamiast głosu pasywnego. Twoje ryzyko bycia niejednoznacznym lub bezosobowym, jeśli zostanie wyrażone w biernym głosie. Ponadto aktywny głos jest prostszy i przechodzi od razu do rzeczy. Oto dwa przykłady.
   • Pasywny sposób: „Twoje okulary nie zostały zaprojektowane ani wyprodukowane z myślą o wytrzymałości. "
   • Active Way: „Twoja firma projektuje i produkuje okulary przeciwsłoneczne, nie zwracając uwagi na ich siłę. "

5. 
   

   
   W razie potrzeby zrelaksuj się. Listy są pisane przez ludzi do innych ludzi. Unikaj standardowych listów, o ile to możliwe, ponieważ nie będziesz w stanie nawiązać relacji z kimś, wysyłając mu stereotypowy list. Należy jednak unikać wyrażeń potocznych lub slangowych, takich jak „należy powiedzieć”, ponieważ „należy przyznać” lub „pieniądze” za „pieniądze”. Zachowaj profesjonalny styl, ale przyjazny i przyjazny.
   • Jeśli znasz odbiorcę bardzo dobrze, możesz dołączyć życzliwą formułę, aby wyrazić swoje pozdrowienia.
   • Użyj zdrowego rozsądku, aby określić aspekty swojej osobowości, które ujawnisz. Czasami odrobina humoru naprawdę ułatwia relacje biznesowe, ale uważaj, zanim opowiesz anegdotę.

6. 
   

   
   Bądź uprzejmy. Musisz być, nawet jeśli piszesz skargę lub pismo reklamacyjne. Zbadaj pozycję adresata i zaoferuj mu łagodnym i uprzejmym tonem, aby zrobił, co możesz, w rozsądnych granicach.
   • Na przykład nieuprzejmą skargę można napisać w następujący sposób: „Myślę, że twoje okulary przeciwsłoneczne są tak słabe, że postanowiłem nie kupować więcej. Z drugiej strony uprzejme stwierdzenie wyglądałoby tak: „Jestem rozczarowany twoimi okularami przeciwsłonecznymi i postanowiłem zaopatrzyć się u innych dostawców w przyszłości. "

7. 
   

   
   Użyj a druga strona w nagłówku dodatkowych stron. Większość listów biznesowych musi być wystarczająco zwięzła, aby zmieściła się na jednej stronie. Ale jeśli Twój list jest dłuższy, na przykład umowa lub konkluzje prawne, możesz potrzebować dodatkowych stron. Użyj a druga strona nagłówek wykonany z tego samego papieru, co pierwsza strona, ale zwykle ze skróconym adresem.
   • Wpisz numer strony na drugiej i kolejnych stronach u góry strony. Możesz także podać nazwę odbiorcy i datę.

8. 
   

   
   Zawiąż wszystko. W ostatnim akapicie streść punkty, które omówiłeś w treści listu i jasno określ swój plan działania lub czego oczekujesz od odbiorcy. Zaproponuj, że skontaktuje się z tobą, jeśli ma jakieś pytania lub wątpliwości do wyrażenia. Podziękuj odbiorcy za uwagę, jaką poświęcił rozważanemu listowi lub pytaniu.

Część 3 Dokończ list

1. 
   

   
   Wybierz formularz grzecznościowy. Podsumowując, podobnie jak w formularzach odwoławczych, ma on okazywać szacunek i formalizm. Możesz wybrać, nie ryzykując oszukiwania siebie, taką formułę, jak: „proszę uwierz (Sir), aby zapewnić moje wyrazy szacunku” lub „błagam, abyś wyraził (Sir) wyrażenie moich oddanych uczuć. Podobnie, jeśli jest to wiadomość e-mail, rozważ użycie zwrotów takich jak „serdecznie”, „z szacunkiem” lub „szczerze”, które są mniej formalne, ale dopuszczalne.

2. 
   

   
   Podpisz list. Przeskocz około czterech linii przed podpisaniem swojego podpisu. Wydrukuj list przed podpisaniem go. Lepiej jest używać niebieskiego lub czarnego tuszu. Jeśli wysyłasz list e-mailem, zeskanuj swój podpis i umieść obraz w odpowiedniej części listu.
   • Jeśli podpisujesz list w imieniu innej osoby, napisz „p. p. : »Przed podpisem. Jest to skrót wyrażenia „przez proxy”, co oznacza „zamiast” lub „w nazwie”.

3. 
   

   
   Wpisz swoje imię i dane kontaktowe Pod swoim podpisem wprowadź swoje imię i nazwisko, tytuł, numer telefonu, adres e-mail lub inne odpowiednie dane kontaktowe. Napisz każdy element w niezależnej linii.

4. 
   

   
   Dodaj inicjały maszynistki. Jeśli list został napisany przez kogoś innego niż autor, możesz dodać inicjały tej osoby pod polem podpisu. Czasami niektóre firmy proszą o podanie inicjałów autora listu, aby łatwiej znaleźć osoby, które uczestniczyły w opracowaniu listu.
   • Jeśli znajdziesz tylko inicjały maszynistki, napisz je małymi literami, na przykład: mj.
   • Jeśli dołączasz autora, używaj wielkich liter, zachowując małe litery, na przykład: RW: mj. Możliwe jest oddzielenie dwóch inicjałów ukośnikiem, na przykład: MW / mj.

5. 
   

   
   Wskaż załączniki. Jeśli do listu załączyłeś części, napisz ich charakter, kilka wierszy pod twoimi współrzędnymi, określając liczbę i rodzaj części. Na przykład napisz: „Załączniki (2): formularz, broszura”.
   • Możesz także skrócić wyrażenie „Załączniki”, pisząc „P. j”.

6. 
   

   
   Wprowadź nazwiska odbiorców. Jeśli wysyłasz kopię listu do innej osoby, musisz wspomnieć o nim w liście, wpisując skrót „cc” pod wierszem „Załączniki”, a następnie imię i nazwisko oraz tytuł osoby. Ten skrót oznacza „kopię zastępczą”. Jest to również skrót wyrażenia „prawdziwa kopia”, gdy litery były pisane na papierze węglowym.
   • Na przykład napisz: „cc: Marie Martin, dyrektor marketingu”.
   • Jeśli dodasz więcej niż jedną nazwę, ustaw drugą nazwę pod pierwszą, ale bez „cc:”

Część 4 Wypełnianie listu

1. 
   

   
   Popraw list. Układ jest kluczowym elementem odzwierciedlającym Twój profesjonalizm. Ale musisz poprawić swoje błędy, aby udowodnić odbiorcy, że jesteś zdolny i odpowiedzialny. Uruchom sprawdzanie pisowni w oprogramowaniu do przetwarzania elektronicznego, ale również uważnie przeczytaj list przed jego wysłaniem.
   • Sprawdź, czy list jest jasny i zwięzły. Czy są akapity zawierające więcej niż trzy lub cztery zdania? W takim przypadku spróbuj usunąć niepotrzebne zdania.
   • Jeśli list jest niezwykle ważny, zastanów się, czy nie poprosić jednego z przyjaciół lub współpracownika o jego przeczytanie. Czasami świeży wygląd może wykryć błędy lub błędy, których możesz nie zauważyć.

2. 
   

   
   Nie porysuj swojego listu. Jeśli masz wiele stron, nie zszywaj ich. Jeśli chcesz zachować porządek na swoich stronach, możesz dołączyć je za pomocą spinacza biurowego po lewej stronie u góry.

3. 
   

   
   Wyślij list. Jeśli wysyłasz list pocztą, użyj koperty o rozmiarze komercyjnym. Jeśli to możliwe, weź kopertę z logo firmy. Prawidłowo zanotuj adres nadawcy i adresata. Złóż literę na pół, aby adresat rozłożył najpierw górną klapę, a następnie dolną klapę. Przed wysłaniem upewnij się, że masz dość swojego listu.
   • Jeśli uważasz, że Twoje pismo jest nieuporządkowane i nie odzwierciedla Twoich kompetencji zawodowych, wpisz adresy za pomocą oprogramowania do przetwarzania wiadomości e-mail i wydrukuj je na kopercie za pomocą drukarki.
   • Jeśli list jest niezwykle ważny lub pilny, rozważ dostarczenie go przez usługę.
   • Jeśli chcesz wysłać go pocztą e-mail, przekonwertuj go na format „HTML” lub PDF, aby kontynuować formatowanie. Jednak najlepiej wysłać list wydrukowany na papierze.