Zawartość

• etapy
• Część 1 Dokonywanie wyborów językowych i formatowych
• Część 2 Przygotowanie do napisania profesjonalnej notatki
• Część 3 Napisz swoją profesjonalną notatkę

W tym artykule: Dokonaj wyboru języka i formatu Przygotuj się do napisania swojej notatki zawodowej Zmniejsz swoją notatkę zawodową 31 Referencje

Memorandum, znane również jako notatka, jest dokumentem używanym zwykle do komunikowania się ze współpracownikami lub członkami działu. Możesz użyć go dla osób z zewnątrz, jeśli na przykład potrzebujesz skontaktować się z klientami lub współpracownikami. Musisz upewnić się, że ta notatka jest profesjonalna, przejrzysta i że spełnia standardy twojego zawodu.

etapy

Część 1 Dokonywanie wyborów językowych i formatowych

1. 
   

   
   Unikaj używania zbyt swobodnego języka. Ogólnie rzecz biorąc, twój język musi być prosty i prosty, pozostając jednocześnie profesjonalnym. Powinieneś unikać przyjmowania zbyt znanego tonu.
   • Na przykład unikaj opisywania takich rzeczy jak „Cześć! Ciężko, ciężko w poniedziałek, co? Chciałem z tobą porozmawiać o dużym problemie w pliku. "
   • Zamiast tego wejdź bezpośrednio w sedno sprawy: „Piszę, aby poinformować wszystkich o postępach Projektu Z”.

2. 
   

   
   Unikaj używania języka emocjonalnego. Lepiej jest próbować przyjąć neutralny ton podczas pisania i unikać używania emocjonalnie naładowanego pola leksykalnego. Staraj się przekazywać fakty i dowody potwierdzające twoje prośby.
   • Na przykład unikaj zapytań typu „Myślę, że wszyscy bylibyśmy znacznie szczęśliwsi, gdybyśmy mieli prawo ubierać się swobodnie w piątek. "
   • Zamiast tego wykonaj badania, aby sprawdzić, czy istnieją badania, które mówią, że morale pracowników poprawia się, gdy mają większą autonomię w wyborze ubrań i przytaczają je w notatce.

3. 
   

   
   
   
   Używaj zwrotów ostrzegawczych. Kiedy masz zamiar zacytować dowód lub źródło, pamiętaj o użyciu języka, który informuje czytelnika o tym, co robisz.
   • Na przykład spróbuj opisać: „Według naszych badań ...” lub „Badania przeprowadzone przez Agencję Ochrony Przyrody wskazują, że ...”.

4. 
   

   
   Wybierz odpowiednią czcionkę. Notatka powinna być łatwa do odczytania, dlatego należy unikać używania zbyt małej czcionki. Czcionki 11 i 12 są standardowe.
   • Powinieneś także wybrać prostą czcionkę, taką jak Times New Roman. To nie jest czas na zabawę z „zabawnymi” czcionkami, takimi jak Comic Sans (wyśmiejemy się z ciebie, jeśli wybierzesz ten!).

5. 
   

   
   Użyj standardowych marginesów. Margines 2,5 cm jest typowy dla profesjonalnych notatek, chociaż niektóre oprogramowanie do przetwarzania elektronicznego czasami zawiera wstępnie sformatowane notatki z nieco większymi marginesami (np. 3 cm).

6. 
   

   
   
   
   Użyj pojedynczych odstępów. Zasadniczo profesjonalne notatki nie są podwójnie rozmieszczone. Aby móc ponumerować stronę, rozważ użycie pojedynczych odstępów, pozostawiając spację między akapitami lub częściami.
   • Zazwyczaj nie jest konieczne umieszczanie akapitu w akapitach.

Część 2 Przygotowanie do napisania profesjonalnej notatki

1. 
   

   
   Zdecyduj, czy chcesz wysłać notatkę. Jeśli musisz powiedzieć kilku osobom w zespole o wielkiej sprawie, wysłanie notatki to świetny pomysł. Możesz nawet wysłać jedną, jeśli komunikujesz się tylko z jedną osobą, jeśli na przykład chcesz lub potrzebujesz pisemnego zapisu korespondencji.
   • Jednak w niektórych przypadkach zwracanie się bezpośrednio do nich będzie bardziej skuteczne.
   • Ponadto niektóre informacje mogą być zbyt wrażliwe, aby można je było zapisać w notatce.

2. 
   

   
   Określ swój cel. Treść i organizacja notatki mogą ulec zmianie w zależności od konkretnego celu. Większość notatek została napisana z następujących powodów.
   • Zaproponować pomysł lub rozwiązanie. Na przykład, jeśli uważasz, że wiesz, jak rozwiązać problemy z czasem, możesz napisać swoje pomysły w notatce i wysłać je do przełożonych.
   • Aby przypisać zadania. Na przykład wysłanie notatki może być skutecznym sposobem na przekazanie odpowiedzialności za konferencję, która wkrótce odbędzie się w twoim dziale.
   • Aby złożyć raport. Możesz również wysłać notatkę, aby zaktualizować kolegów z ostatniego wydarzenia, zaktualizować projekt, zgłosić postęp lub zgłosić nowe elementy w badaniu.

3. 
   

   
   Ogranicz swój przedmiot. Być może żonglujesz wieloma projektami i masz ochotę wysłać notatkę, aby poinformować współpracowników, przełożonych lub klientów o wszystkim, nad czym obecnie pracujesz. Pamiętaj, że profesjonalne notatki powinny koncentrować się tylko na jednym problemie.
   • Muszą być zwięzłe, jasne i łatwe do odczytania przez zapracowanych ludzi. Dlatego informacji nie należy lekceważyć. Skupienie notatki na temacie sprawi, że Twoja wiadomość zostanie odebrana i zrozumiana.

4. 
   

   
   Pomyśl o swoich odbiorcach. Docelowi odbiorcy będą mieć wpływ na treść, styl i ton Twojej profesjonalnej notatki, więc zastanów się, kto otrzyma tę notatkę.
   • Na przykład napiszesz różne rodzaje notatek, jeśli napiszesz do współpracowników, aby porozmawiać o przyjęciu niespodziewanym dla ludzi w biurze lub jeśli napiszesz do swojego przełożonego o wynikach wielomiesięcznego badania.

Część 3 Napisz swoją profesjonalną notatkę

1. 
   

   
   Nazwij swoją notatkę. Istnieją różne rodzaje profesjonalnych meczów. Zwykłą praktyką dla notatki jest jej wyraźne nazwanie.
   • Na przykład wpisz „Notatka” lub „Notatka” u góry strony.
   • Od Ciebie zależy, czy chcesz wyśrodkować tytuł, czy uzasadnić go w lewo. Zasadniczo otrzymane notatki są sprawdzane, a format jest kopiowany.

2. 
   

   
   Napisz nagłówek notatki. Pierwsza część powinna zawierać cztery informacje. Więcej informacji na temat każdego komponentu znajdziesz w poniższych krokach.
   • AUDYT: Podaje nazwiska i tytuły osób, które otrzymają Twoją notatkę.
   • DE: podaje pełne imię i nazwisko oraz tytuł.
   • DATA: podaje pełną i dokładną datę. Nie zapomnij podać roku.
   • LOBJET: zawiera krótki, ale dokładny opis tematu, którego dotyczy Twoja notatka.
   • Zauważ, że zwyczajem jest również wskazywanie wiersza tematu za pomocą „Re:” lub „RE:”. Są to skróty anglosaskiego „dotyczące”, to znaczy „około”, „około” lub „dotyczący”.

3. 
   

   
   Wybierz swoją listę odbiorców z pieczołowitością. Pamiętaj, aby uwzględnić wszystkich, którzy muszą być poinformowani. Ogranicz dystrybucję swojej notatki do tych.
   • Nie jest mile widziane wysyłanie notatek do całego serwisu, jeśli dotyczy to tylko kilku osób.
   • Ludzie szybko zostaną przytłoczeni tonami notatek i będą je ignorować lub nie będą ich uważnie czytać.

4. 
   

   
   Użyj odpowiednich nazw i tytułów dla swoich odbiorców. Nawet jeśli twój szef i ty nazywasz się po imieniu, lepiej, aby twoja korespondencja była bardziej formalna. Na przykład możesz nazwać ją „Nadine”, gdy przejdziesz ją na korytarzu, ale w ramach notatki nazwij ją „Panią Martin” lub „Dr. Martin”.
   • Nie zapomnij podczas wypełniania informacji o wszystkich odbiorcach: podaj pełne nazwiska i tytuły.

5. 
   

   
   Poszukaj dokładnych tytułów osób, do których wysyłasz notatkę zewnętrzną. Jeśli wysyłasz notatkę do osoby spoza biura, ważne jest również, aby wiedzieć, jak z nią rozmawiać. Poświęć trochę czasu na zbadanie jego profilu: informacje te są prawdopodobnie dostępne na stronie internetowej jego firmy.
   • Na przykład, czy ona ma doktorat? Jeśli tak, dobrze byłoby nazywać to Dr.X.
   • Jaki jest jego tytuł? Na przykład, czy jest wiceprezydentem czy dziekanem? Jeśli tak, pamiętaj o tym w notatce.

6. 
   

   
   Napisz obiekt ostrożnie. Musisz być pewien, że linia ta pozostaje wyraźna i niezbyt ogólna, nawet jeśli jest krótka.
   • Na przykład „Nowa oferta” jest raczej niejasna i jeśli ktoś przeszuka pliki z kilku tygodni wstecz, prawdopodobnie trudno będzie znaleźć Twoją notatkę.
   • „Raport z badań dotyczących poszerzenia bazy klientów” byłby lepszy.

7. 
   

   
   Pamiętaj, aby pominąć pozdrowienia. Od Ciebie zależy, czy zechcesz poprzedzić to pozdrowieniem, takim jak „Droga Pani Dupont” lub „Drodzy Koledzy”. To powiedziawszy, pamiętaj, że te pozdrowienia nie są konieczne.
   • Ma to być szybkie i skuteczne narzędzie komunikacji dla ważnych informacji, a osoby, które otrzymają Twoją notatkę, muszą wyraźnie wiedzieć, skąd ona pochodzi.

8. 
   

   
   Napisz pierwszą część notatki. Wyjaśnij jasno, dlaczego piszesz i wysyłasz notatkę.
   • Na przykład „Piszę, ponieważ ...” Wprowadzenie powinno zawierać krótką prezentację tego, co odbiorcy znajdą w notatce.

9. 
   

   
   Skróć wstęp do części. Nie warto podawać wszystkich szczegółów i / lub dowodów w pierwszej części.
   • Skróć go: wystarczy kilka zdań lub mały akapit.

10. 
    

    
    Wybierz organizację treści swojej notatki. Po wprowadzeniu profesjonalna notatka zawiera dwa do czterech dodatkowych akapitów przed zawarciem. Treść i organizacja zależą od tematu.
    • Na przykład możesz wybrać uporządkowanie informacji w ciele według ważności. W przeciwnym razie, jeśli wyjaśnisz proces, podzielisz części ciała swojej notatki, aby dopasować je do różnych etapów tego procesu.

11. 
    

    
    Zdecyduj, czy chcesz dołączyć napisy i tytuły. Twoja profesjonalna notatka musi zawierać wyraźne części. Często dzieli się je, aby odbiorcy mogli łatwo czytać i trawić informacje. Możesz pomóc im w dalszym znajdowaniu ważnych punktów, nadając tytuł swoim częściom.

12. 
    

    
    Pisz dokładne napisy. Upewnij się, że cel każdej podsekcji jest jasny dla odbiorców.
    • Na przykład możesz uwzględnić wszystkie podsekcje, pisząc o przyszłym przeniesieniu usługi: „Nowy adres dla naszego kierunku”, „Ważne wskazówki dotyczące przenoszenia usługi” i „Kalendarz przenoszenia usługi”.

13. 
    

    
    Dodaj zdania tematyczne do każdego ciała akapitu. Pierwsze zdanie każdej podsekcji lub akapitu musi wskazywać główną ideę tej części.
    • Poszczególne akapity lub części notatki powinny koncentrować się na jednym pomyśle.

14. 
    

    
    Pamiętaj, aby używać myślników. Używanie myślników lub tworzenie list może wydawać się przydatne, jeśli chcesz podkreślić ważne punkty. Pomoże to czytelnikom szybciej i wydajniej przeglądać Twoją notatkę.

15. 
    

    
    Bądź zwięzły. Zasadniczo profesjonalna notatka nie powinna przekraczać dwóch stron.
    • Ten standardowy limit dotyczy dokumentu zawierającego pojedyncze spacje wiodące ze spacjami między każdą częścią.

16. 
    

    
    Zdecyduj, czy potrzebujesz akapitu podsumowującego. Ogólnie rzecz biorąc, nie będziesz musiał streszczać tego, co napisałeś w notatce, zwłaszcza jeśli próbowałeś zredukować ją do jednej strony.
    • Jeśli jednak wyróżnione informacje są złożone lub wysłałeś dłuższą niż zwykle notatkę, pomocne może być krótkie podsumowanie kluczowych punktów.

17. 
    

    
    Dołącz wniosek. Nawet jeśli uważasz, że podsumowanie notatki nie jest konieczne, nadal będziesz musiał ją zakończyć. Pomyśl o następujących kwestiach:
    • co powinienem pamiętać z notatki? Czy odbiorcy powinni coś zrobić? Czy powinni odpowiedzieć przed określoną datą? Jeśli tak, powiedz tak wyraźnie.
    • jeśli nie mają nic do roboty, dołącz małe zdanie końcowe, takie jak: „Pozostaję do dyspozycji w celu uzyskania dalszych informacji” lub „Daj mi znać, jeśli masz pytania lub wątpliwości”.

18. 
    

    
    Podpisz, jeśli chcesz. Zasadniczo nie jest konieczne dodawanie pełnego imienia i nazwiska lub podpisu na końcu notatki. Pamiętaj, że bezpieczniej jest podążać za przykładem kolegów.
    • Jeśli formalnie podpiszą (na przykład „Z poważaniem, pani Smith”), zrób to samo.
    • Nawet jeśli pominiesz podpis, możesz dodać inicjały na końcu dokumentu.

19. 
    

    
    Utwórz notatkę o możliwych załącznikach. Jeśli dodasz załączniki do notatki, takie jak tabele, wykresy lub raporty, pamiętaj o dołączeniu ich na końcu notatki. Na przykład „Attached: Table 1”.
    • Powinieneś również odnieść się do załączników w treści notatki.
    • Na przykład, jeśli piszesz, aby poinformować swoich pracowników o przyszłym przeniesieniu biura, powinieneś napisać coś w stylu: „Chcielibyśmy, aby przeniesienie zostało zakończone do końca miesiąca. Więcej informacji na temat harmonogramu znajduje się w tabeli 1 w załączniku. "

20. 
    

    
    Przejrzyj uważnie swoją notatkę. Przed wysłaniem koniecznie przeczytaj go dokładnie. Sprawdź, czy zdania są poprawne gramatycznie, czy nie ma pisowni ani interpunkcji oraz czy treść ma sens.
    • Rozważ opóźnienie wysyłki, jeśli nie jest to pilne. Jeśli przeczytasz go godzinę później, możesz znaleźć błędy, których nie widziałeś za pierwszym razem.
    • Jeśli Twoja notatka zawiera poufne informacje, zapoznaj się z polityką firmy, aby dowiedzieć się, kto może je przejrzeć i wyrazić na to zgodę.