Zawartość

• Kroki

Wszyscy wiemy, że organizacja w pracy jest ważna; mimo wszystko jest to niekończąca się bitwa dla wielu ludzi. Wierz lub nie, ale utrzymanie porządku nie jest tak zniechęcające, jak się wydaje. Niektóre szybkie zmiany nawyków i bieżące rozwiązania mogą ułatwić ten proces, niż mogłoby się wydawać.

Kroki

Metoda 1 z 4: Zarządzanie przestrzenią i czasem

1. 

   Monitoruj swoje działania. Przez kilka dni zapisuj w dzienniku kilka swoich działań. Pomoże ci to zobaczyć dokładnie, co robisz, nawet nie zdając sobie z tego sprawy, i uzyskasz początkowe poczucie niepowodzeń organizacyjnych i produktywności. Ponadto powinieneś wykonywać to ćwiczenie mając na uwadze ogólne cele. Dzięki dziennikowi aktywności będziesz mógł zobaczyć, które zadania mogą marnować Twój czas, a które mogą przyczynić się do osiągnięcia Twoich celów.

2. 

   
   
   Określ swoje harmonogramy wysokiej produktywności. Niektórzy ludzie są produktywni rano, podczas gdy inni nienawidzą pomysłu wczesnego wstawania. Być może już wiesz, które części dnia sprawiają, że jesteś bardziej produktywny. Niezależnie od Twoich preferencji - noce, poranki, pora obiadowa lub tuż przed lub po „godzinach szczytu” - wykorzystaj te okresy, aby zmaksymalizować produktywność.

3. 

   
   
   Priorytet Twoje zadania. Wszyscy wiemy, że niektóre zadania są ważniejsze niż inne; jednak nie zawsze nadajemy im odpowiedni priorytet. Na przykład opracuj system, który klasyfikuje zadania za pomocą przypomnień, które obejmują marki, takie jak flagi lub gwiazdy, z uczciwością i elastycznością. Trzymaj te przypomnienia blisko komputera lub biurka, wirtualnego lub fizycznego. Poświęć więcej czasu i energii na najważniejsze pozycje na liście. Przykłady mogą obejmować zadania o krótkich terminach, takie jak rzeczy, które musisz dostarczyć do końca dnia lub następnego dnia. Możesz także nadać priorytet odpowiedziom kierowanym do klientów, szefów lub innych osób odpowiedzialnych za generowane wydatki. A jeśli nie masz pewności, jak ważne lub ważne jest zadanie, zawsze warto zapytać.

4. 

   
   
   Wykonaj natychmiastowe zadania. Nie wszystkim zadaniom trzeba nadawać priorytety i planować je na określony czas.Planowanie lub planowanie niektórych z nich może zająć tyle samo czasu, co ich ukończenie. Jeśli tak, i możesz od razu wykonać te zadania, baw się dobrze! Pokonywanie tych przeszkód w ten sposób pomoże ci również uniknąć zwlekania.

5. 

   Zarządzaj bałaganem i materiałami roboczymi. Nasze stoły z łatwością przechodzą od scen nieporządku do scen zniszczenia godnych filmów - co utrudnia organizację. Niektórzy ludzie działają nawet zgodnie z surowymi zasadami czyszczenia. Chociaż nie są one niezbędne, podejmij pewne kroki, aby wyczyścić stację roboczą.
   • Wznów zamówienie. Wyrzuć śmieci i systematycznie archiwizuj potrzebne materiały. Kiedy tylko jest to możliwe, porządkuj bałagan: podczas przerw lub między zadaniami.
   • Natychmiast wyczyść powstały brud. Dzięki temu nie będziesz musiał martwić się późniejszym sprzątaniem. Co więcej, zapobiegnie to pozostaniu obecnego zaburzenia na Twoim stole w przyszłości.
   • Miej potrzebne materiały w zasięgu ręki. Oczywiście nie wszystko wokół ciebie jest oznaką nieporządku. Posiadanie dostępnych narzędzi oszczędza czas i dobrze wykorzystuje cenną przestrzeń.

6. 

   Zaplanuj godziny zajęć i spotkań. Niektórzy planują tylko spotkania, ale nie tworzą listy niezbędnych działań. Przydatne może być planowanie najważniejszych zadań, a także spotkań. Możesz także „pogrupować” określone zadania. Na przykład: zaplanuj spotkania tylko we wtorki i czwartki. Zachowaj również wolny czas w swoim kalendarzu, aby zarezerwować czas twórczy dla siebie lub uwzględnić nieoczekiwane wydarzenia.
   • Użyj planu dnia i kalendarza. Narzędzia te mogą być papierowe lub wirtualne w postaci aplikacji, takich jak iCalendar i Google Now.
   • Podziel swoje działania na kategorie. Kategoryzowanie lub oddzielanie czynności według koloru może zapewnić szybkie wizualne przypomnienia o tym, co jest ważne. Te kategorie mogą obejmować na przykład: korespondencję, projekty, wydarzenia, spotkania, dyskusje, a nawet przerwy lub czas na ćwiczenia fizyczne.
   • Zoptymalizuj swoją technologię. Wirtualne kalendarze i platformy poczty e-mail, takie jak Outlook, mogą łączyć listy rzeczy do zrobienia, kontakty i adresy. To nie tylko sprawia, że ​​wszystko jest bardziej wydajne, ale także optymalizuje proces myślenia.
   • Jeśli to możliwe, deleguj zadania. Biorąc pod uwagę intensywność codziennej pracy, łatwo zapomnieć, że nie musisz robić wszystkiego sam. Przekaż zadania asystentowi lub, jeśli jesteś szczególnie zajęty obowiązkami, poproś kolegę o przysługę i pomoc w niektórych zadaniach. Możesz je nagrodzić, gdy wszystko będzie spokojniejsze.

Metoda 2 z 4: Systematyczne dbanie o pocztę e-mail

1. 

   Sprawdzaj swoje e-maile w zaplanowanych godzinach. Nie każdy musi trzymać się swojej skrzynki odbiorczej, ponieważ wiele otrzymanych wiadomości nie jest tak pilnych. Jeśli pracujesz w miejscu, które nie wymaga natychmiastowych odpowiedzi na e-maile, sprawdzaj swoją skrzynkę odbiorczą w zaplanowanych godzinach - około trzy lub cztery razy dziennie.

2. 

   Archiwizuj e-maile. Skorzystaj z folderów i etykiet zamiast gromadzić wiadomości w skrzynce odbiorczej. Outlook ma foldery i podfoldery, podczas gdy Gmail ma etykiety i kilka oddzielnych skrzynek odbiorczych. Na przykład, jeśli jesteś dziennikarzem, Twoje foldery mogą nosić nazwy „Raporty bieżące”, „Raporty z przyszłości”, „Stare raporty”, „Wywiady i źródła” oraz „Historie i pomysły”.
   • Usuń i zarchiwizuj. Zarchiwizuj starą i ważną pocztę i usuń resztę. W powyższym przykładzie folder „Old Reports” służy jako plik dziennikarza. Kiedy zaczniesz usuwać stare wiadomości e-mail, będziesz zaskoczony, ile elementów trafi do kosza i ile elementów jest przechowywanych. Niektórzy ludzie lubią też, gdy ich skrzynka odbiorcza jest pusta - nie pozostawiając ani jednej wiadomości nieprzeczytanej (lub nie pozostawiając żadnych wiadomości w skrzynce odbiorczej). Oprócz korzystania z folderów i etykiet możesz opróżnić skrzynkę za pomocą funkcji „Archiwizuj”, usuwając stare e-maile podczas przerw w pracy lub korzystając z aplikacji do organizacji kont.

3. 

   Tam, gdzie jest to najbardziej efektywne, korzystaj z innych form komunikacji. Czasami zwykły telefon może rozwiązać problem, który wymagałby wymiany dziesięciu e-maili. Jeśli tak, zadzwoń do tej osoby! Jeśli wiesz, że wymiana e-maili wywoła dyskusję lub będzie obejmować wiele wiadomości, najlepiej porozmawiać przez telefon. W ten sposób będziesz mógł otrzymać więcej szczegółów, unikając przy tym długiej i długiej dyskusji za pośrednictwem wiadomości elektronicznych. Możesz nawet wysłać e-mail do kolegi i powiedzieć coś w stylu „Mam do Ciebie wiele pytań na ten temat. Może powinniśmy ze sobą porozmawiać. Czy mogę zadzwonić za pięć minut?”

4. 

   Ogranicz powiadomienia. Chociaż strategiczne przerwy są przydatne, przerwy w godzinach pracy już nie. Mogą spowolnić, zwolnić tempo pracy i sprawić, że stracisz myślenie. Dlatego staraj się używać specjalnych wiadomości pisemnych i głosowych, gdy wiesz, że jesteś zbyt zajęty. Te narzędzia nie muszą być używane tylko wtedy, gdy nie ma Cię w biurze; można ich używać, gdy masz problemy z zadaniami. Wiele osób również stosuje zasadę „otwartych drzwi” - ale nie musisz zostawiać pokoju przez cały czas otwartego. Możesz nawet zostawić przy drzwiach przyjazną notatkę z napisem na przykład „Jestem w trakcie rozmowy” lub „Jestem zajęty. Wróć później lub wyślij e-mail”.

5. 

   Skorzystaj z usług „chmur”. Można rozważyć usługę w chmurze (znaną również jako „przetwarzanie w chmurze”), ponieważ jest tańsza, skalowalna, wydajna i łatwo aktualizowana. Treści udostępniane przez te chmury mogą być szczególnie przydatne, ponieważ można uzyskać do nich dostęp na różnych urządzeniach: komputerach, tabletach, smartfonach itp. Przechowywanie w chmurze służy również jako podstawowy lub dodatkowy sposób tworzenia cyfrowych kopii zapasowych. Skonsultuj się z osobą odpowiedzialną za IT lub oprogramowanie w Twoim miejscu pracy. Być może masz już pewną ilość wolnego miejsca w chmurach (lub możesz nawet kupić to miejsce za niewielką opłatą roczną).

6. 

   Użyj ulubionych internetowych. Najlepsze przeglądarki umożliwiają tworzenie zakładek - podczas zapisywania i porządkowania często odwiedzanych adresów e-mail w celu łatwego i szybkiego dostępu. Skorzystaj z nich, aby nie zapomnieć o ważnych witrynach zawierających wiadomości lub informacje branżowe.

Metoda 3 z 4: Wykorzystanie czasu

1. 

   Unikaj ćwiczenia wielu zadań jednocześnie. Pod tym względem większość ekspertów ma podobne opinie. Chociaż w telewizji może się to wydawać szybkie i fajne, jednoczesne wykonywanie kilku zadań („wielozadaniowość” lub „wielozadaniowość”) nie jest wydajne i może osłabić efektywność organizacji. Zdecyduj się poświęcić całą swoją uwagę jednemu zadaniu na raz; zakończ go i przejdź do następnej pozycji na liście.

2. 

   Utwórz harmonogram lub kalendarz dla siebie. Na szczęście większość prac nie wymaga planowania wszystkiego w konkretny dzień. Jednak utrzymanie podstawowego harmonogramu najważniejszych wydarzeń oraz najważniejszych wydarzeń i zadań dnia może być przydatne.
   • Ustaw limity czasowe dla niektórych czynności. Niektóre zadania nie wymagają tych ograniczeń, ale inne muszą mieć parametry czasowe, aby zwiększyć produktywność. Pomyśl o codziennych czynnościach, które zwykle trwają dłużej niż zwykle - i wyznacz im konkretne terminy w przyszłości.
   • Zarezerwuj dodatkowy czas na inne zajęcia. Niektóre czynności - jak być może nauczyłeś się z doświadczenia - zwykle wymagają więcej czasu niż oczekiwano; jednak niekoniecznie jest to zła rzecz. Zarezerwuj na przykład dodatkowy czas przed i po wykonaniu tego typu zadań (zwłaszcza na ważne wydarzenia i spotkania).

3. 

   Użyj aplikacji stopera, fizycznego stopera lub alarmu. Narzędzia te mogą być skuteczne, jeśli są używane oszczędnie. Niektórzy lubią ustawiać alarmy z 10, 15 lub 30 minutowym wyprzedzeniem, aby otrzymywać ostrzeżenia z wyprzedzeniem i przygotować się do działania. Możesz także użyć przypomnień.

4. 

   Unikaj odkładania działań. Zadaj sobie pytanie, czy to odroczenie jest absolutnie konieczne, czy też jest to tylko przykład zwlekania. Jeśli myślisz, że zwlekasz, nie odkładaj zadania - zakończ je od razu! Jeśli jednak odroczenie czynności jest nieuniknione, zapamiętaj moment, w którym ją przerwałeś i ustaw inny konkretny czas na jej zakończenie. Inną opcją jest stworzenie planu awaryjnego. Na przykład: jeśli musisz anulować spotkanie twarzą w twarz, możesz nawiązać połączenie (za pośrednictwem dźwięku i / lub wideo) z tą osobą.

Metoda 4 z 4: Dbanie o zdrowie fizyczne i psychiczne

1. 

   Rób przerwy. Aby zachować zdrowie i produktywność, ważne są przerwy psychiczne. W pracy jesteśmy tak zanurzeni, że czasami nie robimy sobie przerw - to tak istotne. Te przerwy dają nam odpoczynek, którego potrzebujemy i poprawiają naszą produktywność, ale pozwalają nam też cofnąć się i zadać sobie pytanie, czy wykorzystujemy nasz czas tak efektywnie, jak to tylko możliwe.

2. 

   Śpij lepiej. Jeśli nie śpimy dobrze, następnego dnia możemy być oszołomieni, zmęczeni lub apatyczni, co może podważyć wydajność i nasze plany w pracy. Zaplanuj odpoczynek co najmniej siedem lub osiem nieprzerwanych godzin w nocy.

3. 

   Nie porównuj się do swoich współpracowników. Praca większości z tych osób różni się od naszej i wszyscy mają inne metody organizacji. Metoda, która ma sens i jest skuteczna dla kogoś, kogo znasz, może nie być najlepsza dla twojej rutyny i odwrotnie.

4. 

   Zaakceptuj, że organizacja jest procesem ciągłym. Nie oczekuj, że będziesz doskonały. Organizacja jest ciągła i wymaga stałej uwagi. Nie będziesz doskonale zorganizowany każdego dnia; jednak niewielki porządek może znacznie zwiększyć skuteczność.