Zawartość

• Kroki
• Porady
• Ostrzeżenia

Organizacja wydarzenia wydaje się żmudnym zadaniem i bez planowania jest naprawdę trudna. Będziemy starać się tego uniknąć - od poprzednich miesięcy pracy do długo wyczekiwanego dnia.

Kroki

Metoda 1 z 4: Planowanie z kilkumiesięcznym wyprzedzeniem

1. 

   Określ cel wydarzenia. Podsumowanie celu w jednym lub dwóch zdaniach pomaga właściwie ukierunkować wysiłki. Czy planujesz edukować swoją społeczność? Przekonać potencjalnych inwestorów, aby przyczynili się do sprawy? Świętuj z jedną lub kilkoma osobami? Podaj jak najwięcej. Niezależnie od celu (edukacja, przekonywanie, świętowanie itp.), Jaki jest powód tego wydarzenia?
   • Pomyśl o tym jako o swojej misji, definicji sukcesu. Kiedy wiesz dokładnie, co chcesz zrobić, znacznie łatwiej będzie zacząć.

2. 

   
   
   Wyznaczone cele. Co chcesz osiągnąć Nie w ilu osobach chcesz uczestniczyć lub żeby wydarzenie faktycznie się wydarzyło - jakiego wyniku oczekujesz od tego? Nowi pracownicy w nowym obszarze Twojej organizacji? Zbierz 1000 R $? Zmienić umysły? Podekscytowani ludzie?
   • Pomyśl o trzech rzeczach, które chciałbyś osiągnąć dzięki temu wydarzeniu i skup się na ich urzeczywistnieniu. Być może jeden cel jest finansowy, inny społeczny, a inny - osobisty. To zależy od Ciebie.

3. 

   
   
   Zdobądź wolontariuszy. Niezwykle ważny jest zespół złożony z ludzi o różnych umiejętnościach. Mogą pomóc we wszystkim, od przygotowania agendy i budżetów, robienia zaproszeń i plakatów, przyjmowania gości, a nawet brudnej roboty sprzątania. Krótko mówiąc, pomogą ci zrobić wszystko, co konieczne. Jeśli to możliwe, poproś wolontariuszy o pomoc.
   • Upewnij się, że zespół i przełożeni są zgodni i na bieżąco z Twoimi planami. Współpraca ułatwi Ci pracę. Prosząc o pomoc, jasno określ swoje intencje, czego od nich oczekujesz i wymagany poziom zaangażowania.
   • Jeśli Twoja sytuacja nie pozwala na zatrudnienie wolontariuszy, zatrudnij zespół. Wszystko zależy od rodzaju planowanego wydarzenia. Miejsce wydarzenia może zapewnić pracowników lub możesz skorzystać z usług firm zewnętrznych.

4. 

   
   
   Przygotuj budżet. Należy uwzględnić wszystkie możliwe wydatki, czynsze, sponsoring i nieprzewidziane wydatki. Jeśli nie przygotujesz budżetu, skończysz z dużą ilością paragonów, pustymi kieszeniami i nie masz pojęcia, co się stało. Bądź realistą od pierwszego dnia, aby nie mieć żadnych niespodzianek w D-day.
   • Znajdź sposób na utrzymanie niskich kosztów. Czy twoi wolontariusze mogą pracować za darmo? Rozważ tańszą lokalizację (np. Czyjś dom). Pamiętaj: kameralne spotkanie, na którym wszystko idzie dobrze, jest bardziej imponujące niż pompatyczne przyjęcie, które kończy się niepowodzeniem.

5. 

   Wybierz czas i miejsce. To jest najważniejsza część. O której godzinie i miejscu ludzie powiedzieliby „Oczywiście, że tak!”? Musi być czas, kiedy każdy będzie wolny i dogodne miejsce, które można zarezerwować.
   • Sprawdź kalendarz swojej społeczności i pomyśl o swoich gościach. Jeśli celem są matki, które opiekują się domem przez cały dzień, w dzień iw sąsiedztwie, jest to najlepsza opcja (szczególnie jeśli zapewniasz dzieciom pojazdy rekreacyjne). Jeśli kierujesz swoją ofertę do studentów, rób to w nocy iw centrum miasta. Jeśli to możliwe, idź tam, gdzie już byliby.
   • Niektóre miejsca wymagają rezerwacji. Jak najszybciej skontaktuj się z lokalizacją, z której zamierzasz skorzystać. Mogą być bardziej zajęci niż ty.

6. 

   Pomyśl o logistyce wszystkiego. Czy wydarzenie będzie miało parking? Dostępność dla osób ze specjalnymi potrzebami? Jak możesz wykorzystać wielkość wybranej przestrzeni? Jaki sprzęt będzie potrzebny? Jakie dodatkowe materiały (woda do prelegentów, identyfikatory, ulotki i informacje) będą potrzebne i będą stanowić dodatkowy wydatek? Ile osób potrzeba, aby wydarzenie odbyło się bez incydentów?
   • Ważne jest, aby usiąść na chwilę ze swoim zespołem i rozważyć wszystkie punkty widzenia. Czy istnieje przeszkoda, której można zapobiec? Czy są jacyś specjalni goście, którzy potrzebują zakwaterowania? Jakieś wyjątki, które należy zrobić?

7. 

   Pomyśl o reklamie i marketingu. Naszkicuj plakat informacyjny. Uwzględnij możliwą datę, godzinę, lokalizację, głównego gościa, nazwę wydarzenia oraz temat lub motto wydarzenia. Ponieważ jest jeszcze wcześnie, masz trochę czasu, ale najlepiej jest mieć przygotowaną wersję, aby wiedzieć, jak będzie wyglądać, gdy nadejdzie czas.
   • Pomyśl o innych sposobach rozpowszechniania informacji. Poczta? Zbiorcza wiadomość e-mail? Facebook, Twitter, dziesiątki witryn z wydarzeniami? Czego potrzebujesz przed wydarzeniem, aby ludzie mogli w nim uczestniczyć i czego będziesz potrzebować w dniu, aby zatrzymać ich na wydarzeniu?

8. 

   Być zorganizowanym. Prawdopodobnie w dniu przeprowadzki czujesz się jak bezpański pies. Weź głęboki oddech i otwórz swój Excel. Naszkicuj schemat organizacyjny działań wydarzenia. Zrób kilka arkuszy kalkulacyjnych, aby posortować swoje pomysły. Teraz może się to wydawać niepotrzebną papierkową robotą, ale za dwa miesiące będziesz niezmiernie wdzięczny.
   • Przygotuj harmonogram (z terminami) dla każdego działania. Wpisz nazwiska członków zespołu, a także miejsca i godziny, w których powinni się znajdować. Dzięki temu będziesz mógł się zorganizować i rozwiać wszelkie wątpliwości, które mogą się pojawić.

Metoda 2 z 4: Praca 2 tygodnie przed

1. 

   Upewnij się, że masz na wszystko aprobatę. Ustal datę, lokalizację, głównego gościa, zespół, nazwę wydarzenia i motto. Czy jest coś, co może się nie udać? Zmiany w ostatniej chwili, które mogą się wydarzyć? W tym momencie mistrzostw wszystko musi być rozstrzygnięte ostatecznie.

2. 

   Spotkaj się z zespołem. Uzyskaj zgodę na swój budżet, program wydarzenia itp. Zarówno od członków zespołu, jak i przełożonych. To dobry moment na wyjaśnienie wątpliwości. Czy wszyscy znają swoje obowiązki? Czy zdajesz sobie sprawę z wszelkich problemów?
   • Spotkaj się ponownie z zespołem i wolontariuszami, aby przewidzieć możliwe nieprzewidziane zdarzenia. To także idealny moment na stworzenie planu działania.
   • Upewnij się, że Twój zespół nie ma problemów wewnętrznych. Utrzymuj częsty kontakt ze wszystkimi liderami, członkami i wolontariuszami.

3. 

   Przekaż zadania różnym osobom i pozwól komuś doświadczonemu koordynować działania. Jeśli jest to wielkie wydarzenie, pozwól różnym osobom koordynować działania pod okiem jednej osoby. Liderowi zespołu muszą ufać wszyscy członkowie.
   • Dobrym pomysłem jest, aby dwie osoby witały i witały gości po ich przybyciu i rozpoczęciu wydarzenia. Oni są komitet przyjmującyodpowiedzialny za animowanie i zapewnianie gości, że są w dobrych rękach.

4. 

   Zaktualizuj strony związane z wydarzeniem. Prawdopodobnie będziesz korzystać z Facebooka i Twittera, ale są też inne witryny, które można wykorzystać do zorganizowania i opublikowania wydarzenia. Najczęściej używane są Oevento, Vpeventos, E-clap. Jeśli nigdy o żadnym z nich nie słyszałeś, szukaj teraz!
   • I oczywiście Twoja witryna / blog / strona na Facebooku, jeśli dotyczy. Możesz wysyłać przypomnienia, przesyłać zdjęcia i monitorować zaproszenia na RSVP. Im bardziej jesteś aktywny, tym bardziej Twoja obecność zostanie zauważona.

5. 

   Zdobądź sponsorów i inne źródła pieniędzy od przedstawicieli. W najbliższych tygodniach zostanie naliczonych wiele wydatków i nie chcesz, aby wyszły z Twojej kieszeni. Zbierz przynajmniej część pieniędzy na początkowe wydatki, takie jak wynajem lokalu, wyposażenia i wyżywienia. Za niektóre z tych osób, miejsc i rzeczy trzeba zapłacić z góry, na długo przed wydarzeniem.
   • Mieć system do organizowania rachunków, potwierdzeń, faktur i ogólnie dokumentów. Powinieneś zachować wszystko dla przyszłej odpowiedzialności, im bardziej w porządku od początku, tym lepiej. Zwłaszcza jeśli pracujesz z firmą, która nie wychodzi poza twoją ligę.

6. 

   Nagłośnij wydarzenie. Przygotuj broszury, uruchom reklamy, informuj media, wysyłaj pocztę bezpośrednią, wysyłaj wiadomości do grup online i odwiedzaj potencjalnych uczestników lub sponsorów. Skąd inaczej ludzie mogliby wiedzieć? Upewnij się, że wszystkie ujawniane informacje są kompletne, pozostawiając tylko cień wątpliwości - muszą być czymś ciekawi, prawda?
   • Pomyśl o swojej grupie docelowej. Jeśli składa się z osób starszych, nie będziesz spędzać czasu na wysyłaniu wiadomości za pośrednictwem Whatsapp. Idź w różne miejsca i korzystaj z narzędzi używanych przez twoich docelowych odbiorców. Postaraj się, aby był jak najbardziej dostępny i powszechny.

7. 

   Zbierz niezbędne przedmioty, aby wydarzenie mogło się wydarzyć. Mogą to być medale, gry, pamiątki, nagrody lub certyfikaty. Jest kilka drobnych szczegółów, które przez większość pozostają niezauważone, ale musisz znać na pamięć każdy róg i dziurę, które należy wypełnić i czym. I nie zapomnij o krzesłach, stołach, sprzęcie dźwiękowym, oznakowaniu, obrusach i wszystkich tych ważnych rzeczach.
   • Jeszcze jedna rzecz, aby usiąść i pomyśleć: zadaj sobie wyczerpujące pytanie, czy o czymś zapominasz, dopóki nie odkryjesz tych 5 szczegółów, które zostały zignorowane. Wszystko, długopisy, apteczki, baterie, lód, przedłużki, wszystko. Chcesz mieć kontrolę nad każdą ewentualnością.

8. 

   Zapewnij wszystko. Zapewnij zdjęcia i filmy, transport gości, dostawców żywności, personel sprzątający ... lista jest dość obszerna, ale bez niej nie zorganizujesz żadnego wydarzenia.
   • Zapewnij posiłki i napoje. To także dobry moment, aby zadbać o specjalne zakwaterowanie dla osób niepełnosprawnych itp. Sprawdź, czy masz gości, którzy są wegetarianami lub mają inne ograniczenia dietetyczne, takie jak nietolerancja lub alergie.
   • Zapewnij krzesła, stoły, zestawy, mikrofony, głośniki, komputery, projektory, platformy - wszystko, co trzeba ustawić na miejscu.

9. 

   Przygotuj listę kontaktów. Będziesz potrzebował wszystkich ważnych numerów, adresów i e-maili członków zespołu. Zrób również podobną listę ze szczegółami gości VIP, dostawców i usługodawców. Jeśli ktoś się nie pojawi lub się spóźni, to jest lista, z której będziesz się kontaktować.
   • Powiedzmy, że bufet jest późny. Co robisz? Wyjmij listę z kieszeni i zacznij dzwonić. Och, czy myśleli, że dostaniesz 90 kilogramów fileta mignon? Cokolwiek, zadzwoń do Andersona i poproś go, aby pojechał swoim samochodem pod adres, który już zapisałeś. Kryzys zażegnany. A teraz wiesz, że z tych dwóch, jeden: albo następnym razem powinieneś być bardziej zrozumiały w instrukcjach, albo nigdy więcej nie pracuj z tą firmą.

10. 

    Odwiedź witrynę z członkami zespołu. Przyjrzyj się dobrze i oceń parking, toalety, poczekalnie, wejścia i wyjścia awaryjne, schody itp. Szukaj w pobliżu miejsc, w których możesz zrobić kopie dokumentów, dzwonić i kupować wszystko, czego potrzebujesz w nagłych wypadkach. Krótko mówiąc: poznaj otoczenie jak własną kieszeń.
    • Porozmawiaj również z osobą odpowiedzialną za lokalizację. Powinien wiedzieć więcej o obiekcie niż ktokolwiek inny. Jakieś szczegóły, które powinieneś wiedzieć? Problemy z harmonogramami? Drzwi, które zamykają się automatycznie w określonym czasie? Zaplanowana kontrola alarmu pożarowego?

Metoda 3 z 4: Praca 24 godziny przed wydarzeniem

1. 

   Zachowaj spokój. Ważne jest, aby zachować zimną krew i nie wpadać w spiralę mentalnego zamętu. Przygotowujesz się od miesięcy! Wszystko będzie dobrze. Im jesteś spokojniejszy, tym spokojniejsza będzie Twoja drużyna i tym lepiej będzie przebiegać całe wydarzenie. Co więcej, wszystko się skończy w mgnieniu oka.
   • Naprawdę! Możesz! Zadbałeś o wszystko, pomyślałeś o wszystkich możliwych problemach; jeśli coś pójdzie nie tak, będziesz wiedział, co robić! I pamiętaj, nikt nie będzie cię winił za niewygodnego gościa lub za złe jedzenie. Ludzie wiedzą, że nie masz kontroli nad wszystkim. Spokojnie, wszystko będzie dobrze!

2. 

   Zrób ostatnie sprawdzenie ze swoim zespołem. Upewnij się, że możesz porozmawiać ze wszystkimi o tym, jak się tam dostać i o której godzinie. Ostatnią rzeczą, jakiej chcesz, jest to, aby wszyscy dzwonili do Ciebie o tej samej porze w dniu wydarzenia i pytali, gdzie jest boczna droga.
   • Nawet jeśli nikt nie przychodzi do Ciebie, aby o cokolwiek zapytać, miej oko na zachowanie wszystkich. Czy wszyscy dobrze wyglądają ze swoimi pozycjami i pozycjami? Czy ludzie się dogadują? Jeśli nie, porozmawiaj z nimi i zobacz, co można zrobić, aby się dogadać. Być może osoba lepiej nadawałaby się do innego działu lub do pracy z innymi ludźmi. Możesz to zrobić podczas wydarzenia.

3. 

   Sprawdź wszystkie zaproszenia i odpowiedzi. Utwórz listę gości w arkuszu kalkulacyjnym i policz obecność na osobę. W większości przypadków liczba gości, którzy odpowiedzieli na RSVP Nie reprezentuje liczbę osób, które faktycznie wezmą udział. Możesz mieć 50 osób potwierdzonych i mieć 5 lub 500 gości. Musisz mieć przynajmniej wyczucie tej liczby i być przygotowanym na każdą z tych możliwości.
   • Przypomnij gościom VIP wydarzenia. Zdziwiłbyś się, ile osób powie: „Wow, to prawda! Jutro, prawda?” Prosta rozmowa telefoniczna lub wiadomość tekstowa mogą zapobiec tego typu problemom.

4. 

   Wejdź na stronę i zobacz, czy wszystko jest gotowe. Czy salon jest czysty i dostępny? Czy sprzęt elektroniczny jest zainstalowany i działa? Czy w razie potrzeby można załadować jakiś sprzęt? Czy personel wydaje się być przygotowany na wielki dzień?
   • Upewnij się, że na wydarzenie jest wystarczająco dużo osób. Zawsze lepiej jest grzeszyć przez przesadę. Możesz potrzebować kogoś, kto zajmie się nagłą sytuacją lub zajmie się nieoczekiwanym gościem lub problemem. Albo, nie wiem, ktoś, kto przyniesie twoją kawę.

5. 

   Zrób zestawy dla uczestników. Może to obejmować butelkę wody, batonik zbożowy, karteczkę samoprzylepną, długopis, broszurę i wszelkie niezbędne informacje. Dobrym pomysłem jest również dołączenie pamiątek, to dotyk, który sprawi, że ludzie poczują się na dobrze zaprojektowanej i zorganizowanej imprezie. I poczują się ważni!
   • Można to zrobić dla gości lub dla swojego zespołu! Kto nie lubi darmowego batonika i długopisów muesli?

6. 

   Utwórz arkusz harmonogramu. Będzie to lista zawierająca wszystkie niezbędne informacje, podzielona według godzin i / lub sal. Przygotuj minutowy harmonogram ważnych czynności. Format zależy od Ciebie, ale postaraj się zawrzeć krótkie informacje, aby nie były trudne do odczytania.
   • Jeśli jesteś na ocenę A i jesteś przepracowany, może ci się przydać robienie różnych rodzajów arkuszy programowania. Prelegenci mogą potrzebować listy nazwisk innych mówców, gdzie będą się znajdować i o której godzinie. Twój zespół może potrzebować listy sprzętu, harmonogramów i zasad czyszczenia. Jeśli masz czas, może to być bardzo przydatne.

7. 

   Sporządź listę rzeczy, które należy zabrać na miejsce. Byłoby okropnie, gdyby wszystko i wszyscy byli tam i gotowi, z wyjątkiem 12 000 filiżanek, o których zapomniałeś w domu. Po prostu wszystko zepsułeś. Zrób listę, sprawdź ją dokładnie i przynieś wszystko, czego potrzebujesz.
   • Jeśli coś dzieje się w kilku różnych miejscach, przypisz ludzi do każdej określonej roli. Tak więc w dniu wydarzenia nie spędzisz 8 godzin biegając w górę iw dół, zbierając rzeczy i wariując. Przydzielenie pracy sprawi, że będziesz lżejszy!

Metoda 4 z 4: Zarządzanie dniem wydarzenia

1. 

   Przyjedź tam wcześnie ze swoim zespołem i wolontariuszami. Sprawdź, czy wszystkie są obecne i czy wszystkie urządzenia elektroniczne działają prawidłowo. Masz pytania na ostatnią chwilę? Jeśli masz czas, rozdaj napój bezalkoholowy, wygłoś inspirującą przemowę i zabierz się do roboty! Możesz i możesz, jesteś super przygotowany!
   • Upewnij się, że organizatorzy wydarzenia noszą charakterystyczne plakietki, aby goście wiedzieli, do kogo się zwrócić w razie potrzeby. Czasami sam mundur nie pomaga.

2. 

   Ułóż wszystko, wewnątrz i na zewnątrz. Potrzebujesz balonów do dekoracji skrzynki pocztowej? Plakat do tego rogu? A drzwi i korytarze? Jeśli Twoi goście muszą przejść przez labirynt, będziesz potrzebować wielu oznakowań.
   • Szczególnie pomocne będą banery powitalne i inne informacje przed budynkiem. Bez wątpienia chcesz, aby ludzie wiedzieli, dokąd powinni się udać z daleka. # * Dokonaj rejestracji i recepcji. Kiedy goście wchodzą, powinni dokładnie zobaczyć, co mają zrobić. W przeciwnym razie zostaną zgubieni, nieświadomi i nerwowość przejmie kontrolę. Pamiętasz ten komitet recepcyjny, o którym rozmawialiśmy wcześniej? Więc zostaw kogoś przy drzwiach, aby powitał i poinstruował gości.
   • Włącz piosenkę! W razie potrzeby może to zmniejszyć napięcie.

3. 

   Upewnij się, że ludzie, na których Ci zależy, wiedzą, co się dzieje. Jeśli mówca się spóźnia, ktoś powinien zwinąć gości. Jeśli posiłek trwa dłużej niż oczekiwano, należy poinformować ich o zmianie programu. Wydarzenia rzadko odbywają się zgodnie z planem, więc kluczowe osoby muszą mieć otwarty kanał komunikacji z Tobą, gdy plany się zmieniają.

4. 

   Robić zdjęcia! Będziesz chciał później coś własnego do zapamiętania. A widok ludzi chodzących z aparatem w rękach sprawia, że ​​ludzie są podekscytowani. Nagraj wszystko, utwory sponsora, swoje utwory, wejście, przyjęcie itp. Może możesz wykorzystać te zdjęcia jako punkt odniesienia na przyszły rok!
   • Jeśli to możliwe, niech zajmie się tym przyjaciel lub profesjonalny fotograf. Masz już wystarczająco dużo pracy. Powinieneś zwolnić i popijać z gośćmi, więc niech ktoś zajmie się zdjęciami.

5. 

   Rozdaj ulotki. Prawdopodobnie zasadziłeś coś w głowach swoich gości i chcesz, aby wyszli, myśląc o czymś, wyobrażając sobie coś lub planując coś. Wydrukuj broszury lub coś, co mogą zabrać do domu i przeczytać po wydarzeniu.
   • Częścią tego może być forum opinii. Zaproponuj im możliwość wyrażenia opinii po wydarzeniu, wraz z komentarzami i sugestiami. I oczywiście, jak mogą w większym stopniu uczestniczyć.

6. 

   Oczyść to miejsce! Sprawdź licznik energii, usuń banery i plakaty, stoły, krzesła, sprzęt itp. Powinieneś opuścić miejsce, w jakim je zastałeś, zwłaszcza jeśli zapłaciłeś za to i chcesz ponownie z niego skorzystać w przyszłości. Mogą pobierać opłaty, których można by uniknąć. Podziel pracę tak, aby była szybka i bezbolesna dla wszystkich.
   • Sprawdź, czy coś wartościowego nie zostało pozostawione i, jeśli to konieczne, zorganizuj „zgubione i znalezione”.
   • Jeśli pomylisz się, poinformuj kontakt o lokalizacji. Lepiej być uczciwym i bezpośrednim.
   • Dbaj o śmieci do maksimum. Resztą zajmie się ekipa serwisowa.

7. 

   Zadbaj o wszystkie obowiązki po imprezie. W zależności od wydarzenia, może to wahać się od absolutnie zera do wielu podziękowań za udział. Oto kilka pomysłów na początek:
   • Podziękuj członkom zespołu, zwłaszcza sponsorom i wolontariuszom. Nie mogłeś tego zrobić bez nich.
   • Sfinalizuj i opłać rachunki. Należy to zrobić jak najszybciej. Im mniej luźnych końców, tym lepiej.
   • Małe podziękowanie dla tych, którzy pomogli; chcesz, aby zespół czuł się ważny, że dawcy czują, że przyczynili się do słusznej sprawy.
   • Rozdaj pamiątki odpowiednim osobom.
   • Dostarczaj wpływy do sponsorów i innych osób.
   • Umieść zdjęcia na stronie wydarzenia.

8. 

   Zorganizuj spotkanie analityczne, aby następnym razem każdy mógł sobie poradzić lepiej. Gdy wszystko zostanie powiedziane i zrobione, co byś zrobił inaczej? Co poszło dobrze, a co poszło nie tak? Zorganizowałbyś ponownie takie wydarzenie? Czego nauczyłeś się z tego doświadczenia?
   • Jeśli otrzymasz opinię, przejrzyj ją. Jeśli nie otrzymasz opinii od gości, zapytaj członków zespołu. Co o tym myśleli? Czy przynajmniej dobrze się bawili? To był batonik muesli i długopis, prawda?

Porady

• Różne zawody organizacji pełnią funkcję działów firmy. Konta i budżet są jak finanse, informowanie przedstawicieli i zachęcanie ich do udziału jest jak marketing, zarządzanie zespołem jest jak HR, transport jest jak logistyka, samo wydarzenie jest jak dział operacyjny, dobre relacje z mediami i innymi są jak public relations .
• Lista dokumentów (itp.), Które należy przygotować:
  • Budżet
  • Program wydarzenia (czas i czas trwania każdego wydarzenia)
  • Zaproszenia
  • Lista gości
  • Plan działania
  • Harmonogram i harmonogram obowiązków
  • Materiały na konferencję prasową
  • Przemówienie
  • Lista uczestników
  • Notatki porównawcze i CV prelegentów
  • Harmonogram
  • Harmonogram minuta po minucie
  • Lista z siecią kontaktów (numery telefonów organizatorów)
  • Lista rzeczy do zabrania na miejsce
  • Lista prac do wykonania
  • Relacja z wydarzenia (dla mediów i nie tylko)
• Zdecyduj, co powinni zrobić członkowie zespołu, a co zlecić na zewnątrz. Outsourcing zależy od budżetu, czasu, jakości, wagi pracy itp.
• Uśmiechaj się dużo! Bądź uprzejmy dla wszystkich, w swoim zespole lub nie.
• Przed wydarzeniem wyznacz osobę lub komisję odpowiedzialną za:
  • Sponsorzy
  • Lokalni uczestnicy
  • Gość specjalny, prelegenci
  • Projektowanie, druk, zbieranie artykułów i ocen
  • Nagrody, pamiątki, upominki, banery, certyfikaty, upominki
  • Transport, bufet, organizacja miejsca, dekoracja, oprawa, parking
  • Media, public relations, marketing
• Kiedy ktoś oferuje pomoc (w tym pieniężną), natychmiast odpowiedz i szczerze podziękuj.
• Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy wyborze lokalizacji i negocjowaniu ceny:
  • Pojemność salonu (liczba przedstawicieli, nie licząc zmiennych)
  • Zapewnienie wyżywienia (jeśli posiłki są serwowane)
  • Godzina (o której godzinie wydarzenie może się rozpocząć i zakończyć w tej lokalizacji)
  • Układ oświetlenia (jeśli impreza odbywa się w nocy)
  • Klimatyzacja czy nie
  • W razie potrzeby zapewniony jest sprzęt (głośniki, mikrofony itp.)
  • Meble (stoły, krzesła, obrusy)
  • Jeśli muzyka i rozrywka są dozwolone (w przypadku nieformalnych wydarzeń)
  • Wtórne źródło energii
  • Dostępność - jeśli lokalizacja znajduje się w centrum miasta i czy przedstawiciele mogą się tam dostać bez trudności.
  • Specjalne pomieszczenia dla organizatorów, garderoby itp.
  • Całkowity koszt
• Planowanie jest konieczne. Omówienie tego, co należy zrobić (ważne rzeczy) odbywa się podczas spotkań. Skup się na tym.
• W dniu wydarzenia wyznacz osobę odpowiedzialną za:
  • Ogólna koordynacja
  • Poczekalnia
  • jedzenie
  • Działania sceniczne
  • Mistrz ceremonii
  • Komputer i projektor
  • Fotograf
  • Przyjęcie
  • Zarządzanie ludźmi i public relations
  • Parking
  • Bezpieczeństwo
  • Dystrybucja różnych rzeczy (prezentów, certyfikatów itp.)
• Czynniki, które należy wziąć pod uwagę przy ustalaniu daty
  • Czy uczestnicy i gość specjalny są dostępni w danym dniu (dniach)
  • Co działa najlepiej dla Twoich odbiorców
• Planowanie w mniejszych jednostkach „co robić”, „jak to zrobić” itd. Jest również ważne.
• Jeśli coś pożyczysz, zwróć to w uzgodnionym dniu.
• Zapisz ważne szczegóły
• Podejmij inicjatywę, szukaj rzeczy oczekujących, które możesz rozwiązać i zrobić natychmiast.
• Nie deleguj zadań i obowiązków, które zostały Ci przydzielone
• Bądź wesoły, zwłaszcza jeśli jesteś wśród ludzi
• Bądź odpowiedzialny za swoją pracę
• Prawidłowe wdrożenie ma kluczowe znaczenie dla każdego pomysłu. Zaplanuj, aby odnieść sukces do końca.
• Zapytaj osobę odpowiedzialną za organizację wydarzenia, czy wszystko poszło dobrze, czy nie na czas.
• Nie opuszczaj stanowiska / miejsca przydzielonego Ci podczas wydarzenia.
• Bądź punktualny w całej swojej pracy. Jeśli się spóźnisz, poinformuj o tym potrzebne osoby.
• Nie krytykuj nikogo, jeśli nie masz na myśli rozwiązania lub sugestii.
• Idź powoli i miarowo. Nie spiesz się z komunikacją. Może to nawet być stratą czasu.
• Utrzymuj pozytywną postawę i nastawienie. Nie błagaj nikogo o nic, zachowaj spokój.
• Jeśli pojawią się problemy, nie obwiniaj nikogo ani nie noś czapki, aby rozwiązać wszystko samodzielnie.
• Nie powtarzaj błędów ...

Ostrzeżenia

• Nie denerwuj się, nie panikuj. Spokojny umysł daje więcej i lepsze wyniki w szacowanym czasie.
• Przygotuj się na każdą sytuację. Czasami sprawy wymykają się spod kontroli. Jeśli jesteś częścią zespołu, nie złość się, jeśli ktoś krzyczy lub jest dla ciebie niegrzeczny, może też być zdenerwowany. Jeśli jesteś koordynatorem, nie panikuj. Rób wszystko spokojnie, staraj się dowiedzieć, co się stanie i co z tym zrobisz, gdy to się stanie.