Zawartość

• Kroki
• Porady
• Ostrzeżenia

Właśnie zostałeś wybrany lub mianowany sekretarzem komitetu, do którego należysz. Gratulacje! Czy wiesz, jak nagrywać, przygotowywać i prezentować protokoły? Nie ma znaczenia, czy postępujesz zgodnie z biblią legislacyjną Zaktualizowano zasady Roberta Order lub pisanie minut w mniej formalnych okolicznościach, oto ważne metody do naśladowania.

Kroki

Część 1 z 4: Wcześniejsze przygotowania

1. 

   Poznaj zasady spotkań w Twojej organizacji. Jeśli sekretarz ma sporządzić formalne protokoły, zapytaj, czy grupa przestrzega regulaminu Roberta lub innego oficjalnego przewodnika. W bardziej nieformalnych sytuacjach zapytaj, co powinno znaleźć się w protokole lub w jaki sposób zostaną wykorzystane.
   • Nie musisz zapoznawać się z kompletnymi Zaktualizowanymi Zasadami Zamówień, ale uzyskanie kopii lub wypożyczenie może być pomocne w odpowiedzi na konkretne pytania.
   • Poznaj także swoją rolę. Niektóre protokoły nie uczestniczą w spotkaniu, podczas gdy inni biorą udział w dyskusji i biorą udział w dyskusji. Niezależnie od przypadku, sekretarz nie powinien być kimś, kto pełni inną ważną rolę, na przykład moderatorem lub prezydentem.

2. 

   
   
   Najpierw przygotuj model. Protokoły z każdego spotkania powtarzają pewne informacje, więc szablon utworzy spójny format, ułatwiający odniesienie. Uwzględnij przynajmniej miejsce na następujące informacje:
   • Nazwa organizacji.
   • Rodzaj spotkania: czy jest to posiedzenie regularne, cotygodniowe czy coroczne, mniejsze posiedzenie komitetu czy spotkanie specjalnego przeznaczenia?
   • Data, czas i miejsce. Zostaw miejsce na czas rozpoczęcia i zakończenia (planowane i przełożone).
   • Nazwisko przewodniczącego lub lidera spotkania i sekretarza (lub jego zastępców).
   • Lista „prezentów” i „nieobecnych”. Zwróć uwagę, czy obecne jest kworum (wystarczająca liczba osób do głosowania).
   • Miejsce na Twój podpis. Jako osoba odpowiedzialna za protokół zawsze będziesz podpisywać swoją pracę, a po zatwierdzeniu protokołu może być wymagany dodatkowy podpis, w zależności od polityki Twojej organizacji.
   • Agenda, jeśli jest dostarczona. Jeśli przewodniczący lub moderator spotkania nie poprosił Cię o sporządzenie porządku obrad, powinien mieć dostępny taki, który pomoże uporządkować notatki na temat spotkania.

3. 

   
   
   Weź ze sobą notes lub notes. Wybierz coś, z czym czujesz się komfortowo. Jeśli zamierzasz często pisać minuty, odłóż w tym celu notatnik lub utwórz folder na swoim komputerze.
   • Jeśli na poprzednim spotkaniu zebrałeś protokoły i nie zostały one jeszcze przesłane do zatwierdzenia, również zabierz je ze sobą.
   • Chociaż dyktafon może pomóc w późniejszej transkrypcji minut, nie zastąpi robienia notatek. Jeśli masz zamiar nagrać spotkanie, sprawdź, czy wszyscy obecni się zgadzają, i nie ulegaj pokusie zapisywania go słowo w słowo.
   • Nauka stenogramów przyspieszy proces robienia notatek, ale nie jest konieczne zapisywanie każdego słowa, aby stworzyć minuty. W rzeczywistości powinieneś tego unikać.
   • Jeśli podczas spotkania zostaniesz poproszony o zrobienie notatek publicznie, użyj projektora lub sztalugi do prezentacji, a następnie zabierz je do domu, nie zamazując ich, aby można było ich użyć do wprowadzenia protokołu.

Część 2 z 4: Robienie notatek ze spotkania

1. 

   
   
   Rozdaj listę obecności. Gdy wszyscy będą obecni, rozdaj kartkę papieru (lub więcej, w przypadku większych spotkań), tak aby każda osoba mogła wpisać swoje imię i nazwisko oraz dane kontaktowe. Możesz użyć tej listy po spotkaniu, aby wypełnić sekcję prezentów swojego modelu lub dołączyć tę listę do pełnych protokołów.
   • Jeśli nie znasz wielu z obecnych, naszkicuj tabelę miejsc i wypełnij ją, prosząc każdego o przedstawienie się. Miej go pod ręką podczas robienia notatek, aby w razie potrzeby móc dzwonić do ludzi po imieniu, co zostanie omówione poniżej.

2. 

   Wypełnij jak najwięcej szablonu. Czekając na rozpoczęcie spotkania, zapisz nazwę organizacji, datę i miejsce spotkania oraz rodzaj (np. Cotygodniowe, specjalne posiedzenie komitetu itp.). Kiedy się zacznie, zapisz czas rozpoczęcia.
   • Jeśli nie masz szablonu, zapisz te informacje u góry swoich notatek.
   • Jeśli spotkanie było zwołane w specjalnym celu lub w szczególnym czasie, zapisz notatkę, która została wysłana w celu powiadomienia członków i dołącz ją do protokołu po ich transkrypcji.

3. 

   Zapisz wynik pierwszego ruchu. Większość formalnych spotkań rozpocznie się wnioskiem o przyjęcie porządku obrad, więc w tym kroku wykorzystamy tę procedurę jako przykład. Jeśli spotkanie zaczyna się od innego wniosku, zapisz wszystkie informacje, które go dotyczą:
   • Ruch zwykle zaczyna się od „Proponuję”. Zwykle „proponuję przyjęcie tej agendy”.
   • Nazwisko wnioskodawcy (osoba, która zgłosiła wniosek).
   • Wynik głosowania. Jeśli jest pozytywny, napisz „wniosek przyjęty”. W przeciwnym razie napisz „wniosek odrzucony”.
   • Możesz poprosić o przesłanie dłuższych wniosków na piśmie, jeśli nie jesteś w stanie ich poprawnie zapisać. Jeśli ten problem występuje często, zapytaj między spotkaniami, czy ta polityka może zostać uznana za oficjalną dla wniosków zawierających więcej niż określoną liczbę słów.
   • Jeśli przygotowałeś porządek obrad, możesz być zwolennikiem tego wniosku i sekretarzem protokołu. Nie ma problemu z rejestrowaniem własnych działań, o ile pozostajesz obiektywny.

4. 

   Zapisz wszystkie inne wnioski, które pojawią się podczas spotkania. Słuchaj uważnie wszystkich dyskusji, jednak nie nagrywaj ich, chyba że zalecono inaczej. Kiedy zostanie złożony nowy wniosek, zapisz odpowiednie informacje.
   • Pamiętaj, że każdy wniosek musi zawierać dokładne słowa, nazwisko wnioskodawcy oraz wynik głosowania.
   • Niektóre wnioski wymagają poparcia przed przystąpieniem do głosowania. Jeśli ktoś powie „popieram wniosek” lub coś podobnego, zapisz nazwisko tej osoby jako osoby wspierającej.
   • Jeśli nie znasz nazwiska wnioskodawcy lub potrzebujesz powtórzenia wniosku, uprzejmie przerwij spotkanie i zapytaj. Prawidłowe zapisanie informacji jest na tyle ważne, że wymaga krótkiej przerwy.
   • Jeśli wniosek otrzyma poprawkę, po prostu zmień słowa wniosku w notatkach. Nie trzeba odnotowywać, że nastąpiła poprawka, chyba że jest kontrowersyjna i wywołuje wiele dyskusji.

5. 

   Wysłuchaj raportów i uzyskaj ich kopie. Za każdym razem, gdy czytany jest na głos raport, wiadomość lub tym podobne, zanotuj nazwę dokumentu i osobę, która go czyta lub podkomitet, który go zredagował. Jeśli po odczycie następuje jakiś ruch, zapisz go tak, jak każdy inny.
   • Bardziej praktyczne jest uzyskanie kopii na koniec spotkania. Zrób notatkę, aby poprosić czytelnika lub prowadzącego spotkanie o kopię później i dołącz tę kopię do przepisywanego protokołu.
   • Jeśli nie ma żadnych kopii, zapisz, gdzie przechowywany jest oryginalny dokument. Być może po spotkaniu będziesz musiał poprosić o te informacje.
   • Jeśli członek składa ustne sprawozdanie zamiast czytać dokument, napisz krótkie i obiektywne podsumowanie raportu bez wchodzenia w szczegóły lub dosłownego cytowania mówcy.

6. 

   Zapisz działania podjęte lub oznaczone. Obejmuje to sprawdzenie zadań przydzielonych na ostatnim spotkaniu i nowych akcji. Czy ktoś został, żeby napisać list? Zapisz imię i nazwisko osoby oraz instrukcje.
   • W zależności od formalności spotkania, wiele z tych czynności można zakwalifikować jako „wnioski”. Na mniej formalnych spotkaniach może być konieczne trzymanie ucha otwartego również na mniej jasno zorganizowane decyzje.
   • Krótko opisz uzasadnienie decyzji, jeśli została podana.

7. 

   Zapisz wszystkie punkty porządku i decyzje. W przypadku wniesienia sprzeciwu do procedury należy spisać cały sprzeciw i jego podstawę, a także całą decyzję podjętą przez Prezydenta.
   • Dołącz wszelkie odniesienia do regulaminu Roberta, zasad organizacji lub protokołu firmowego.

8. 

   Zapisuj podsumowania dyskusji tylko na żądanie. Oficjalnie protokoły zapisują, co było gotowy, a nie to, co było powiedzianyJednak spełniaj wszelkie konkretne prośby, które kieruje do Ciebie organizacja.
   • Nagrywając dyskusje, bądź jak najbardziej obiektywny. Uwzględniaj konkretne punkty, a nie opinie, i ograniczaj użycie przymiotników i przysłówków. Twoim celem jest pisanie suchym, rzeczowym i żmudnym sposobem!
   • Nie podawaj nazwisk osobom podczas podsumowania dyskusji. Szczególnie ważne jest, aby nie robić tego w gorących dyskusjach, które mogą cię urazić.

9. 

   Zawiąż końce na koniec spotkania. Zapisz, kiedy to się skończyło i pamiętaj, aby otrzymać kopie raportów lub przypomnieć komuś o przesłaniu ich do Ciebie.
   • Spójrz na swoje notatki, aby sprawdzić, czy czegoś brakuje lub nie wymaga wyjaśnienia. Jeśli chcesz kogoś o coś zapytać, zrób to zanim osoba odejdzie.

Część 3 z 4: Przepisywanie protokołów

1. 

   Rozpocznij ten proces tak szybko, jak to możliwe. Oficjalne protokoły najlepiej spisywać zaraz po spotkaniu, kiedy wydarzenia będą jeszcze świeże w pamięci.

2. 

   Użyj komputera do wpisywania notatek dotyczących spotkania. Być może już to zrobiłeś, jeśli korzystałeś z notebooka. Zapisz swoje notatki i rozpocznij nowy dokument dla minut, aby móc porównać te dwie rzeczy obok siebie.

3. 

   Sformatuj notatki w uporządkowane akapity. Każdy nowy wniosek, decyzja lub punkt porządkowy musi znajdować się w osobnym akapicie. Podczas formatowania upewnij się, że:
   • Użyłeś poprawnej pisowni i gramatyki. W razie potrzeby użyj narzędzia do sprawdzania pisowni.
   • W całym tekście używał tego samego czasu. Użyj doskonałego czasu przeszłego lub teraźniejszości, ale nie zmieniaj ich w tym samym dokumencie.
   • To było tak obiektywne, jak to tylko możliwe. Twoja opinia nie powinna pojawić się w protokole, ponieważ chcesz stworzyć obiektywny zapis, z którego każdy będzie mógł korzystać.
   • Używał prostego i dokładnego języka. Wszelkie niejasne języki należy zastąpić precyzyjnymi słowami, a ozdobione opisy należy usunąć.
   • Obejmował tylko podjęte działania, a nie dyskusje. Jeśli nie zostaniesz poproszony o zapisanie dyskusji, skup się na tym, co było gotowy, a nie to, co było powiedziany.
   • Ponumerował strony dla łatwego odniesienia.

4. 

   Roześlij projekt protokołu członkom. Wyślij kopię każdemu, korzystając z danych kontaktowych znajdujących się na liście obecności. Jeśli nie masz tych informacji, prowadzący spotkanie powinien mieć możliwość skontaktowania się z tobą.

5. 

   Uzyskaj zatwierdzenie protokołu. Możesz zostać poproszony o przeczytanie go na głos na następnym spotkaniu i przesłanie do zatwierdzenia. Jeśli ruch zostanie przyjęty, zapisz go.
   • Jeżeli protokoły są korygowane przed akceptacją, dokonaj zmian w dokumencie i zaznacz na końcu, że protokoły zostały poprawione bez opisywania konkretnych poprawek.
   • Jeżeli złożono wniosek o poprawienie protokołu po jego zatwierdzeniu, należy zamieścić dokładne słowa tego wniosku w odpowiednim protokole oraz określić, czy został on przyjęty, czy nie.

Część 4 z 4: Korzystanie z szablonu protokołu ze spotkania

1. 

   Przejdź do witryny szablonu spotkania. Te gotowe szablony pozwolą zaoszczędzić czas na organizowanie minut i zapobiegną błędom.

2. 

   Poświęć czas na przeglądanie każdej witryny. Skorzystaj z ich funkcji wyszukiwania i przejrzyj opcje, aby znaleźć najlepszą dla siebie.
   • Jeśli potrzebujesz konkretnego modelu, na przykład ogólnego lub standardowego, przeszukaj witryny internetowe pod kątem określonych potrzeb i pobierz modele, klikając odpowiednie przyciski. Zapisz je w łatwej do znalezienia lokalizacji, aby ich nie zgubić.

3. 

   Otwórz plik. Po pobraniu rozpakuj go i otwórz w programie Microsoft Word lub Excel. Aby poprawić jakość i łatwość obsługi, korzystaj z najnowszej wersji programu Microsoft Word, ponieważ aktualizowanie go ułatwi pracę i umożliwi korzystanie z nowych funkcji.

4. 

   Dodaj logo swojej firmy i prawa autorskie w nagłówku. Usuń przykładowe logo, ale nie bez zapoznania się z warunkami użytkowania, z których uzyskałeś model. W końcu nie ma potrzeby problemów prawnych, prawda?

5. 

   Zmień tytuł. W obszarze tytułowym zaznacz słowa „Spotkanie / Grupa” i wpisz tytuł swojego protokołu.

6. 

   Zmień motyw (opcjonalnie). Aby model minut był piękniejszy i bardziej profesjonalny, rozważ zmianę kolorów lub wybór gotowego motywu. To proste: znajdź kartę „Układ strony” i przejdź do sekcji „Kolory i motywy”. Tam możesz dostosować wygląd swojego modelu, a nawet dopasować go do kolorów logo Twojej firmy.

7. 

   Nazwij sekcje szablonu. W całym modelu powinno być kilka nazw pól. Możesz potrzebować więcej lub mniej lub nadal nie podoba Ci się sposób nazywania sekcji. Dostosuj je do swoich potrzeb.

8. 

   Zapisz szablon w notatniku, aby móc zabrać go na spotkania i zacząć sporządzać minuty. Jeśli nadal będziesz korzystać z pakietu Microsoft Office, wszystko będzie szybkie i łatwe, a śledzenie spotkania będzie jeszcze bardziej zorganizowane i dokładniejsze niż wcześniej. Alternatywnie możesz wydrukować szablon, aby zapisać go ręcznie, ale zachowaj wysokość pól, aby umieścić tyle informacji, ile potrzebujesz.

9. 

   Przejrzyj swój model. Gratulacje! Szablon protokołu spotkania jest gotowy. Oczekuje się, że Twoja produktywność i dokładność podczas spotkań wzrośnie wykładniczo, teraz, gdy masz model, który Cię poprowadzi i uporządkuje Twoje myśli. Podobnie jak w przypadku każdego projektu, przejrzyj szczegóły, aby sprawdzić, czy czegoś brakuje lub są niejasne. Gdy będziesz mieć pewność, że wszystko jest w porządku, skończysz swój model i będziesz gotowy na kolejne spotkania.

Porady

• Protokoły wprowadź zaraz po zakończeniu spotkań, najlepiej zachować je, póki nie zapominasz o wydarzeniach. Ważne jest również, aby uczestnicy otrzymali kopię czynności, które muszą wykonać, jak najszybciej po zakończeniu spotkania.
• Usiądź jak najbliżej prowadzącego spotkanie, aby wszystko usłyszeć i poproś o wyjaśnienie bez konieczności podnoszenia głosu.
• Przechowuj protokoły w bezpiecznym miejscu.
• Poproś ludzi, aby zapisali swoje wnioski, aby nie musieli ich rejestrować na miejscu.
• Nie bój się przerywać i prosić o wyjaśnienia w dowolnym momencie.
• Protokoły są bardzo ważne: są przechowywane i można ich używać po latach. Jeśli na przykład sprawa jest legalna, czyjaś reputacja może zależeć od minut.
• Przeczytaj niektóre części Zaktualizowano zasady Roberta Order, w szczególności sekcja, która mówi o byciu sekretarzem.
• Zapisuj rzeczy na bieżąco. Jeśli ten sam temat pojawia się dwa razy, nie grupuj go razem.

Ostrzeżenia

• Nie podawaj zbyt wielu szczegółów w minutach. Nawet jeśli jesteś proszony o nagrywanie dyskusji, postaraj się, aby były one możliwie krótkie i obiektywne. Ogranicz się do zgłaszania tylko głównych punktów, które się pojawią, w przeciwnym razie będziesz przytłoczony i wypełnij dokumenty niepotrzebnymi szczegółami.
• Osobiste interpretacje i odczucia osoby odpowiedzialnej za protokół nie powinny wpisywać się do akt.
• Jeśli część spotkania jest poufna, Nie Zgłosić. Zamiast tego napisz, że „zarząd poinformował, że dyskusja była poufna. Dlatego nie została nagrana”.
• Jeśli zostaniesz poproszony o nagranie poufnej rozmowy, takiej jak spotkanie prawnika z klientem, zrób to w ciągu minuty rozdzielony i trzymać go z dala od protokołów walnego zgromadzenia. Oznacz to jako poufne i wyjaśnij, kto będzie miał do niego dostęp.