Zawartość

• Kroki
• Porady

Nikt nie lubi długich, nierozsądnych spotkań, prawda? Czy odpowiadasz za program swojej firmy? Pomyśl o organizacji, określeniu, co będzie dotyczyło spotkania i jak długo będą zajmować się każdym tematem. Tworząc dobrze zdefiniowany plan i postępując zgodnie z nim co do joty, będziesz w stanie osiągnąć swoje cele, nie marnując niczyjego czasu.

Kroki

Część 1 z 3: Rozpoczęcie od podstaw

1. 

   Zapytaj o info. Ludzie będą częściej uczestniczyć w spotkaniu, jeśli zostaną wysłuchani podczas ustalania porządku obrad. Zapytaj o sugestie, co należy uwzględnić, i staraj się dawać to, czego chcą Twoi współpracownicy.
   • Możesz wysłać wiadomość e-mail lub porozmawiać indywidualnie z każdym z wyprzedzeniem.
   • Poproś o sugestie co najmniej tydzień wcześniej, aby zespół mógł wnieść swój wkład. W idealnym przypadku porządek obrad powinien być gotowy około trzech dni przed spotkaniem.

2. 

   
   
   Zdefiniuj cele główne i drugorzędne. Wszystkie spotkania muszą mieć jasno określony cel, czy to podejmowanie decyzji, dzielenie się informacjami, układanie planów na przyszłość czy przedstawianie raportów. Jeśli nie ma powodu, nie powinno być spotkania.
   • Spotkanie może mieć również więcej niż jeden cel. Na przykład możesz chcieć udostępniać raporty z postępów, które pomogą Ci w podejmowaniu przyszłych decyzji.

3. 

   
   
   Skoncentruj się na kwestiach, które dotyczą większości ludzi. Jeśli jakikolwiek punkt programu może zostać rozwiązany podczas spotkania dwóch osób, zostaw go w spokoju. Jak najlepiej wykorzystaj swój czas, pracując nad kwestiami, które dotyczą wszystkich zaangażowanych osób.
   • Na przykład, jeśli Ty i ktoś inny musicie się spotkać, aby poprowadzić nowy projekt, umówcie się na osobne spotkanie tylko w tym celu.
   • Wykorzystując czas spotkań, aby poradzić sobie z problemem, który dotyczy tylko kilku osób, inni poczują, że marnują czas. Ponieważ trudno jest umówić się na spotkanie z wieloma osobami, najlepiej wykorzystaj okazję.

4. 

   
   
   Filtruj punkty programu do tego, co chcesz omówić. Ustal priorytety tego, co jest najważniejsze na spotkaniu. Ponieważ nie zawsze jest możliwe rozwiązanie wszystkich problemów, najlepiej jest skupić się na tym, co najpilniejsze.
   • Na przykład załóżmy, że wytyczne to „negocjowane terminy”, „raporty z postępu”, „nowe projekty” i „burza mózgów”. W zależności od przypadku może nie być czasu na przeprowadzenie burzy mózgów.
   • Zaplanuj mniejsze spotkania, aby omówić kwestie, które nie mieszczą się w głównym porządku obrad.

5. 

   Zacznij od najważniejszych punktów. Planując spotkanie, najlepiej jest zacząć od spraw najpilniejszych. Dzięki temu każdy będzie mógł uczestniczyć, gdy jest najbardziej skoncentrowany, co pomaga rozwiązywać problemy z lepszymi wynikami.
   • Na przykład umieść podejmowanie decyzji przed raportami z postępu; oczywiście, jeśli potrzebujesz raportów do podejmowania decyzji, ta wskazówka nie działa.
   • Tak więc, jeśli spotkanie musi zakończyć się wcześniej lub ktoś musi wyjść wcześniej, omówiono już najważniejsze punkty.

6. 

   Wyznacz średni czas na omówienie każdego punktu. O ile nie można dokładnie określić, ile czasu zajmie każdy temat, o tyle masz ogólne pojęcie o czasie trwania spotkania i liczbie spraw, które musisz rozwiązać. Użyj tych informacji, aby oddzielić czas dla każdego tematu.
   • Na przykład możesz przeznaczyć 30 minut na sprawozdania, 10 minut na dyskusję i 10 minut na głosowanie w nowych terminach.
   • Jeśli nie masz wyznaczonego czasu na sprawy, trudno będzie uzupełnić porządek obrad. Pomyśl o czasie z wyprzedzeniem, aby móc przeanalizować, czy naprawdę pokryjesz wszystkie tematy w określonym okresie.
   • Weź pod uwagę liczbę obecnych osób. Jeśli masz 15 pracowników na spotkaniu, trudno będzie omówić temat w 15 minut. Nawet jeśli nie każdy ma jakieś zdanie na ten temat, czas będzie bardzo krótki.

Część 2 z 3: Ustalanie porządku obrad

1. 

   Zacznij od tytułu. Chodzi o to, aby czytelnikowi było jasne, że czyta program, oprócz przedstawienia tematu spotkania. Po wybraniu tytułu umieść go u góry pustej strony. Wybierz coś prostego i trafnego.
   • Na przykład tytuł mógłby brzmieć „Agenda spotkania lipcowego: omawianie pomysłów na nowe projekty” lub „Agenda spotkania sierpniowego: przyspieszenie terminów projektów”.
   • Wybierz prostą i profesjonalną czcionkę, taką jak Calibri lub Times New Roman.

2. 

   Poświęć trochę czasu na powitanie współpracowników. Jest to czas, kiedy wszyscy się witają, a osoby odpowiedzialne za spotkanie mogą się spotkać i omówić główne kwestie, którymi będziemy się zajmować.
   • Możesz również uwzględnić czas na przełamanie lodów, zwłaszcza jeśli spotkanie odbywa się między wieloma osobami, które się nie znają.
   • Jeśli piszesz program na ważne spotkanie, takie jak konferencja, oddzielny czas na powitanie może być dłuższy. W mniejszym biurze potrzebujesz tylko kilku minut.
   • Wyznacz także miejsce na zmiany w programie.

3. 

   Zapisz punkty porządku obrad jako pytania, które mają zaintrygować uczestników. Umieszczając w dokumencie niepowiązane słowa, możesz wprawić ludzi w zakłopotanie. Pytania zapewniają kontekst i pozwalają ludziom myśleć z wyprzedzeniem.
   • Na przykład zamiast „Terminy projektów” można napisać „Czy terminy projektów można przyspieszyć, aby sprostać zapotrzebowaniu?”.
   • W razie potrzeby dodaj krótki opis po pytaniu.

4. 

   Uwzględnij szacowany czas obok każdego tematu. O ile nie jest to obowiązkowe, może pomóc Ci się przygotować. W ten sposób uczestnicy mogą również poprosić o więcej czasu na określony temat, jeśli uznają to za konieczne.
   • Może to być okazja dla ludzi do lepszego filtrowania tego, co chcą powiedzieć, i trzymania się czasu.

5. 

   Utwórz proces dla każdej pozycji na liście. Chodzi o to, aby zdefiniować, w jaki sposób będzie poruszany każdy temat. Na przykład, omawiając terminy realizacji projektów, każda osoba zajmie się problemem z innego punktu. Definiując proces dyskusji, wszyscy będą na tej samej stronie.
   • Na przykład w przypadku punktu „Czy terminy projektów można przyspieszyć, aby sprostać zapotrzebowaniu?”, Proces mógłby obejmować „10 minut na omówienie bieżącego postępu. 15 minut na określenie, co będzie potrzebne do zwiększenia produktywności. 10 minut do oceniaj za i przeciw. 5 minut na głosowanie za wcześniejszymi terminami ”.

6. 

   Wybierz osobę, która będzie kierować każdą częścią programu. W idealnym przypadku nie powinno to nikogo dziwić, więc wybierz osobę, daj jej znać z wyprzedzeniem i zapisz to w porządku obrad.
   • Jeśli zamierzasz koordynować całe spotkanie, wyjaśnij to na początku programu.

7. 

   Zarezerwuj czas w harmonogramie, aby zająć się gośćmi specjalnymi. Jeśli osoba z innego sektora zamierza uczestniczyć w spotkaniu, aby omówić coś ważnego, daj jej trochę czasu. Jeśli to możliwe, oddziel wpis od konkretnego programu dla każdej osoby zewnętrznej, nawet jeśli będzie ona omawiać więcej niż jeden temat. Ułatwi to uporządkowanie wszystkiego.
   • Najlepiej jest wcześniej skontaktować się z gośćmi, aby dowiedzieć się, ile czasu każdy z nich będzie potrzebował. W ten sposób unikniesz konfliktów planowania.

8. 

   Stwórz miejsce na inne sprawy. Ta część agendy powinna znajdować się na końcu, pozwalając ci zapytać innych, czy potrzebują porozmawiać o czymkolwiek innym. Ponadto dajesz komuś wskazówkę, aby wznowił temat, który nie został w pełni omówiony w rozmowie.
   • W ten sposób jasno pokazujesz uczestnikom spotkania, że ​​mogą omawiać sprawy, których nie ma w porządku obrad.
   • Ta sekcja jest również dobra do uwzględnienia okresu pytań i odpowiedzi.

Część 3 z 3: Zamknięcie porządku obrad

1. 

   Dodaj szczegóły spotkania. Zwróć uwagę na godzinę, datę i miejsce wydarzenia. Jeśli to możliwe, podaj również nazwiska wszystkich osób, które będą obecne. W ten sposób ludzie będą wiedzieć, z kim rozmawiać podczas spotkania.
   • Dobrym pomysłem jest uwzględnienie również osób, które normalnie uczestniczą, ale nie będą mogły w nich uczestniczyć. Oczywiście, wyjaśnij to.
   • Dołącz mapę lub instrukcje dla osób niezaznajomionych z regionem, w którym odbędzie się spotkanie.

2. 

   Nazwij poprzednią pracę, którą należy wykonać. Twoi koledzy być może będą musieli coś przeczytać przed spotkaniem. Czy potrzebujesz ich, aby przedstawili pomysły i rozwiązania problemu? Lepiej jest powiedzieć to wszystko w porządku obrad z wyprzedzeniem.
   • Zostaw na to miejsce na końcu programu. Podświetl go pogrubioną czcionką, aby nikt jej nie przegapił.

3. 

   Przejrzyj personel przed dystrybucją. Jak niektórzy ludzie zależą zbyt wiele niż to, co jest napisane, lepiej jest przejrzeć wszystko i sprawdzić, czy nie ma błędów lub problemów przed wysłaniem dokumentu. Oprócz dobrego wrażenia dajesz do zrozumienia, że ​​szanujesz wszystkich.

4. 

   Dokument prześlij na około trzy dni przed spotkaniem. Poinformuj współpracowników i pozwól im przejrzeć program z wyprzedzeniem, przygotowując się do spotkania. Wysłanie tekstu zbyt wcześnie może być problemem, ponieważ ludzie mogą o tym zapomnieć.
   • W przypadku dużych spotkań konferencyjnych może być konieczne przesłanie agendy z większym wyprzedzeniem. Porozmawiaj ze swoimi przełożonymi i dowiedz się.

Porady

• Spróbuj użyć szablonów dostępnych w edytorach tekstu, takich jak Microsoft Word i Apple Pages. Programy te zazwyczaj mają szablony, które ułatwiają tworzenie profesjonalnie wyglądających dokumentów.
• Jeśli firma ma specjalny formularz wytycznych, użyj go jako szablonu.
• Postępuj zgodnie z planem, ale bądź elastyczny. Ważne jest, aby posiedzenie nie przekroczyło zaplanowanego czasu, więc skorzystaj z okazji, aby przejść do następnego punktu porządku obrad, mówiąc coś w stylu „Myślę, że powinniśmy przejść do następnego punktu, aby nie opóźniać spotkania”.