Zawartość

• Kroki
• Porady
• Ostrzeżenia

Komunikat prasowy (lub komunikat prasowy) to pisemne oświadczenie skierowane do mediów. Może ogłaszać różnorodne wiadomości, w tym zaplanowane wydarzenia, osobiste promocje, nagrody, nowe produkty i usługi, raporty sprzedaży itp. Może również służyć do generowania interesującej historii. Reporterzy i profesjonaliści tego gatunku chętniej zastanawiają się nad ideą opowieści, jeśli otrzymają z pierwszej ręki informację prasową. To podstawowe narzędzie pracy reklamowej, z którego może skorzystać każdy, kto chce z niego skorzystać. Pokażemy Ci, jak to zrobić.

Kroki

Metoda 1 z 2: nadanie jej wyglądu

1. 

   Napisz prawdziwy nagłówek. Powinien być krótki, jasny i prosty: ultrakompaktowa wersja głównego punktu komunikatu prasowego. Wielu specjalistów od PR (informacji prasowych) zaleca napisanie nagłówka na końcu, po reszcie tekstu dokumentu. Postępuj zgodnie z instrukcją, kontynuuj i wróć, aby napisać nagłówek, gdy tylko reszta zostanie ukończona. Wiadomo, że nagłówek jest atrakcyjnym elementem i jest bardzo ważny dla całego komunikatu prasowego.
   • WikiHow jest uznawane za najbardziej wiarygodne źródło informacji. Zobacz jak to działa? Teraz chcesz wiedzieć więcej! Wiadomości publikują nagłówki, które mają „apelację” o zwrócenie uwagi dziennikarzy - to samo dotyczy dziennikarstwa, w którym nagłówek ma na celu przyciągnięcie czytelników. Może opisywać najnowsze osiągnięcie organizacji, ostatnie wydarzenie informacyjne, nowy produkt lub usługę ...
   • Nagłówki zapisane pogrubioną czcionką! Pogrubiony nagłówek zwykle używa większej czcionki niż tekst oryginalny. Konwencjonalne nagłówki komunikatów prasowych wykorzystują obecny charakter orientacyjny i wykluczają artykuły (zdefiniowane lub nieokreślone ”, a nawet niektóre formalności słowne.
   • Pierwsza litera jest wielka. Tak jak wszystkie rzeczowniki. Większość słów w nagłówku jest zapisanych małymi literami, mimo że używają stylizowanej czcionki, aby uzyskać bardziej atrakcyjny wygląd. Nie umieszczaj WSZYSTKICH słów DUŻYMI ​​LITERAMI.
   • Wyodrębnij ważne słowa kluczowe. Najprostszą metodą tworzenia nagłówka komunikatu prasowego jest wyodrębnienie z dokumentu najważniejszych słów kluczowych. Za pomocą tych słów kluczowych spróbuj sformułować logiczne i przekonujące stwierdzenie. Jeśli umieścisz zdanie podsumowujące po nagłówku, obowiązują te same zasady. Wczesne użycie słów kluczowych zapewni lepszą widoczność w wyszukiwarkach i uprości pracę, którą dziennikarze i czytelnicy będą musieli zrozumieć, co kryje się za treścią komunikatu prasowego. Obserwuj działania w tym pierwszym kroku i zwróć uwagę, że wszystkie mogą być nagłówkiem komunikatu prasowego.

2. 

   
   
   Napisz kopię opracowania. Komunikat prasowy powinien być napisany tak, jak powinien ukazać się w gazecie. I pamiętaj: większość dziennikarzy jest zbyt zajęta i nie ma czasu na badanie dużej reklamy swojej firmy. To, co napiszesz w komunikacie prasowym, będzie tym, czego dziennikarze użyją podczas komunikowania wielkiego wydarzenia. Niezależnie od tego, co chcesz im powiedzieć, na tym się skupiasz.
   • Zacznij od daty i miasta, z którego pochodzi informacja prasowa. Miasto można pominąć, jeśli powoduje zamieszanie - na przykład, jeśli wydanie jest napisane w Florianópolis i dotyczy wydarzeń, które będą miały miejsce w oddziale São Paulo.
   • Pierwsze zdanie powinno przyciągnąć czytelnika i zwięźle powiedzieć, co się dzieje. Na przykład, jeśli nagłówek brzmi: „Carpren Editora wypuszcza nową powieść o II wojnie światowej”, pierwsze zdanie mogłoby się wydawać: „Carpren Editora, Ltd., rozpoczęła dziś swoją pierwszą pracę o II wojnie światowej, autorstwa znanego autora Arcy Kay”. To rozszerza nagłówek na tyle, aby dodać kilka szczegółów, i sprawia, że ​​czytelnik zagłębia się w historię. Kolejne zdania powinny rozszerzać treść pierwszego.
   • Akapit dotyczący rozwoju komunikatu prasowego musi być zwarty. Unikaj używania bardzo długich zdań i akapitów. Unikaj powtarzania i nadużywania żargonu i wysoce kulturowego języka. Szukaj prostoty i nie marnuj słów.
   • Pierwszy akapit (od dwóch do trzech zdań) powinien podsumowywać cały komunikat prasowy, a dodatkowe treści wymagają dopracowania. W szybko zmieniającym się świecie ani dziennikarze, ani czytelnicy nie chcieliby przeczytać całego komunikatu prasowego, gdyby jego początek nie wzbudził zainteresowania.
   • Zajmuj się faktami - wydarzeniami, produktami, usługami, ludźmi, celami, celami, planami, projektami. Spróbuj jak najlepiej wykorzystać twarde fakty. To jest wiadomość. Prostą metodą napisania skutecznego komunikatu prasowego jest utworzenie listy zawierającej następujące wyjaśnienia: kto, co, kiedy, gdzie, dlaczego i jak.

3. 

   
   
   Jasno przedstaw pięć pytań: WHO? Co / co? Gdy? Gdzie? Dlatego? W jaki sposób? Pięć pytań powinno wskazać czytelnikowi wszystko, co powinien wiedzieć. Rozważ poniższą listę rzeczy do zrobienia w kontekście, korzystając z powyższego przykładu, aby wygenerować naszą informację prasową:
   • O kogo chodzi? Carpren Editora.
   • Jakie są wiadomości? Carpren Editora wydaje książkę.
   • Kiedy to się stanie? Jutro.
   • Gdzie to się stanie? Jutro na wszystkich głównych rynkach.
   • Dlaczego są to wiadomości? Dlaczego książka została napisana przez znanego autora, Arcy'ego Kaya.
   • Jak to się stanie? Głównym wydarzeniem jest inauguracja w São Paulo, a następnie wycieczka po wszystkich obszarach metropolitalnych miasta.
     • Po zdefiniowaniu podstaw wypełnij pozostałe pola informacjami o ludziach, produktach, pozycjach, datach i innych sprawach związanych z wiadomościami.
     • Jeśli Twoja firma nie jest głównym tematem wiadomości, ale jest źródłem informacji prasowej, wyjaśnij to w trakcie opracowywania.
   • Pisz krótko i bezpośrednio. Jeśli wysyłasz kopię, tekst musi być rozdzielony podwójnymi odstępami.
   • Im bardziej zauważalny komunikat prasowy, tym większe szanse, że zostanie wybrany przez dziennikarza, który jest zainteresowany jego publikacją. Dowiedz się, co oznaczają „wiadomości” dla danego rynku i wykorzystaj tę wiedzę, aby przyciągnąć redaktora lub reportera.

4. 

   
   
   Przygotuj przejrzystą, zwinną i odpowiednią informację prasową dla swoich odbiorców. Osoba otrzymująca informację prasową prawdopodobnie będzie miała kilkanaście podobnych dokumentów czekających na zignorowanie. Jeśli chcesz, aby twój został wybrany, musi być dobry. Nie tylko musi być dobry, ale musi być bardzo bliski „opublikowania”.
   • Kiedy redaktor spojrzy na twoją pracę, w pierwszej sekundzie pomyśli, ile czasu zajmie jej wydrukowanie. Jeśli Twoja praca jest pełna błędów, pozbawiona treści lub wymaga odświeżenia, dziennikarze nie będą tracić czasu. Dlatego upewnij się, że masz dobrą gramatykę, wszystkie podstawy i dobry temat.
   • Dlaczego tych ludzi powinno obchodzić, co masz do powiedzenia? Jeśli wysyłasz to do właściwych odbiorców, będzie to oczywiste. W przeciwnym razie, po co marnujesz czas? Przekaż wiadomości właściwym osobom (wiadomości, nie reklamy), a będziesz na dobrej drodze.
     • Ludziom bardziej będzie zależeć, jeśli wyślesz dokument rano. Daje im to czas na przejrzenie wersji podczas pracy. Bądź przystojny.

5. 

   Poskładać wszystko do kupy. Podaj linki do dodatkowych informacji w celu wsparcia komunikatu prasowego. Czy firma, którą sprzedajesz, udostępnia online dodatkowe informacje, które mogą zainteresować czytelników? Świetnie - dodaj je.
   • Jeśli denerwujesz się tym, co masz, zrób trochę badań nad tym, co już zostało wydane. Ktoś prawdopodobnie napisał już coś o wydarzeniu podobnym do tego, które opisujesz.

Metoda 2 z 2: Opanowanie formatu

1. 

   Zrozum podstawową strukturę. Ok, teraz, gdy masz już dużo, jak przelać to na papier? Cóż, na początek odetnij przedłużenie. Komunikat prasowy musi mieć co najwyżej jedną stronę rozszerzenia. Nikt nie będzie tracił czasu na 5 akapitów, jeśli nie omawiasz niczego innego niż II wojna światowa. Będziesz tego potrzebował (niektóre elementy zostały już skomentowane):
   • DO NATYCHMIASTOWEJ PUBLIKACJI powinien pojawić się u góry strony, na lewym marginesie.
     • Jeśli publikacja jest objęta embargiem, wpisz „EMBARGADO UNTIL ...” z datą publikacji historii. Wydanie bez daty publikacji będzie prawdopodobnie musiało zostać wydane natychmiast.
   • Nagłówek, zwykle pogrubiony, powinien być wyśrodkowany poniżej.
     • Jeśli chcesz, umieść nagłówek podrzędny kursywą (krótko tworząc nagłówek).
   • Pierwszy paragraf: Najważniejsze informacje. Może wyglądać jak wiadomości, ponieważ zaczyna się od daty lub miejsca, z którego pochodzą informacje.
   • Drugi (i prawdopodobnie trzeci) akapit (y) : informacje drugorzędne. Powinien zawierać cytaty i fakty.
   • Informacje standardowe: Więcej na temat Twój firma. Kim na prawdę jesteś? Jakie jest Twoje CV? Jaki jest Twój cel?
   • Informacje kontaktowe: więcej o pisarzu (prawdopodobnie ty!). Jeśli dokument wzbudzi czyjeś zainteresowanie, będzie starał się dowiedzieć o Tobie czegoś więcej!
   • Multimedia: w obecnej erze zawsze jest coś do zrobienia za pośrednictwem Twittera.

2. 

   Napisz standardowe informacje poniżej rozwoju wydania. Oznacza to, że nadszedł czas, aby zawrzeć informacje o Twojej firmie. Gdy dziennikarz odbierze Twoją informację prasową, powinien oczywiście wspomnieć o Twojej firmie w wiadomościach. W tej sekcji dziennikarze mogą uzyskać informacje o firmie.
   • Tytuł tej sekcji powinien brzmieć „O (firmie XYZ)”.
   • Po tytule użyj paragrafu lub dwóch, aby opisać swoją firmę. Każdy akapit musi mieć od 5 do 6 wierszy. Tekst musi opisywać firmę, prowadzoną przez nią działalność i jej politykę. Wiele firm ma już profesjonalnie napisane broszury, prezentacje, biznesplany itp. Ten tekst wprowadzający można umieścić tutaj.
   • Na końcu tej sekcji wskaż swoją witrynę. Link musi być dokładny i kompletny, bez osadzania, aby był drukowany tak, jak jest. Na przykład: http://www.example.com i nie Kliknij tutaj, aby odwiedzić witrynę.
   • Firmy, które mają oddzielną stronę z mediami w swoich witrynach internetowych, powinny tutaj podać ten adres URL. Strona z mediami zazwyczaj zawiera dane kontaktowe i zestawy prasowe.

3. 

   Dodaj swoje informacje kontaktowe. Jeśli informacja prasowa jest naprawdę aktualnością, dziennikarze prawdopodobnie chcieliby uzyskać więcej informacji lub wywiadów z osobami związanymi z tym komunikatem. Jeśli pomysł Ci się podoba, dane kontaktowe można podać na stronie z informacjami prasowymi. Na przykład w przypadku innowacji możesz podać mediom dane kontaktowe swojego zespołu badawczego / inżynieryjnego.
   • Jeśli nie, musisz podać szczegóły w swoim dziale medialnym w sekcji „Kontakty”. Jeśli nie masz zespołu zajmującego się tą rolą, będziesz musiał wyznaczyć osobę, która będzie łącznikiem między mediami a ludźmi.
   • Dane kontaktowe muszą być ograniczone i specyficzne wyłącznie dla aktualnego komunikatu prasowego. Dane kontaktowe muszą zawierać:
     • Oficjalna nazwa firmy
     • Oficjalna nazwa działu mediów i personel, z którym należy się skontaktować
     • Adres biura
     • Numer faksu i telefonu z podświetlonymi kodami miast
     • numer komórkowy (opcjonalnie)
     • Czasy dostępności
     • Adresy e-mail
     • Adresy stron internetowych

4. 

   Jeśli to możliwe, dołącz link do kopii online tego samego wydania. Dobrą praktyką jest prowadzenie dziennika wszystkich informacji prasowych na stronie internetowej. Może to ułatwić tworzenie linków, oprócz prowadzenia ewidencji do celów historycznych.

5. 

   Podpisz koniec komunikatu prasowego trzema symbolami hashtagu ###. Wyśrodkuj je bezpośrednio pod ostatnim zdaniem dokumentu. To jest dziennikarski wzorzec. Wygląda na to, że tweetujesz, ale to nieprawda. Tak to się robi.

Porady

• Uwzględnij „gdzie znaleźć” w swoim wydaniu. Te informacje są oparte na tym, co chcesz, aby opinia publiczna zrobiła z informacjami, które oferujesz. Na przykład, czy chcesz, aby czytelnicy kupili Twój produkt? Jeśli tak, dołącz informacje o tym, gdzie produkt jest dostępny. Czy chcesz, aby czytelnicy odwiedzili Twoją witrynę, aby wziąć udział w konkursie lub dowiedzieć się więcej o Twojej firmie? Następnie podaj adres strony internetowej lub numer telefonu.
• Umieść nazwę firmy w nagłówku, podtyturze i pierwszym akapicie tekstu, aby zapewnić lepszą widoczność w narzędziach wyszukiwania oraz dziennikarzom i czytelnikom. Jeśli wysyłasz gotowy egzemplarz, dołącz nagłówek firmy.
• Przeszukuj Internet w poszukiwaniu najnowszych komunikatów prasowych, aby zrozumieć ich ton, język i strukturę.
• Spersonalizuj każdą informację prasową, podając nazwę rodzaju mediów i nazwę reportera, który obejmuje obszar związany z Twoim tematem. Informacje te można znaleźć na stronie internetowej mediów. Wysłanie tego samego komunikatu prasowego do kilku różnych kanałów medialnych pokazuje, że idziesz na skróty, zamiast skupiać się na konkretnym rynku.
• Wyślij oświadczenie e-mailem i użyj prostego formatowania. Zbyt długi lub zbyt kolorowy komunikat prasowy nie przyciąga uwagi czytelników; rozprasza ich to. Wyślij informację prasową w treści wiadomości e-mail, a nie jako załącznik. Jeśli chcesz wysłać załącznik, zrób to w formacie txt. Dokumenty Word są akceptowane na większości komputerów, ale jeśli używasz najnowszej wersji (.docx), zapisz ją we wcześniejszej wersji (.doc). W szczególności gazety mają ograniczone budżety i nie mają najnowszych wersji. Używaj formatu PDF tylko wtedy, gdy wysyłasz pakiet prasowy z wieloma grafikami. Nie wysyłaj odręcznego i zeskanowanego pliku - będzie to strata czasu. Po prostu wpisz wiadomość bezpośrednio w treści wiadomości e-mail.
• Późniejsza rozmowa telefoniczna może pomóc zamienić komunikat prasowy w pełne wiadomości.
• Unikaj żargonu lub specyficznych terminów technicznych. Jeśli precyzja wymaga użycia terminu specyficznego dla branży, zdefiniuj go.
• Moment publikacji informacji prasowej jest bardzo ważny. Musi być aktualna i aktualna oraz niezbyt stara ani odległa.
• Użyj nagłówka jako tematu wiadomości e-mail. Jeśli napiszesz dobry, przyciągający wzrok nagłówek, pomoże on wyróżnić Twoją wiadomość w skrzynce e-mailowej wydawcy.
• Nie trać czasu na pisanie nagłówka, dopóki wydanie nie będzie gotowe. Redaktorzy gazet napiszą prawdziwy nagłówek, ale ważne jest, aby stworzyć atrakcyjny nagłówek do wydania. Nagłówek może być Twoją jedyną szansą. Zachowaj zwięzłość i rzeczowość. Będziesz tracić czas na pisanie go przed ukończeniem wydania. Nadal nie wiesz dokładnie, co powie Twoja osoba lub rozmówca. Po ukończeniu wersji roboczej możesz zmienić tekst główny lub nie. Dopiero po zakończeniu szkicu utwórz nagłówek.

Ostrzeżenia

• Zawsze dołącz cytat - najlepiej od lidera zaangażowanego w temat komunikatu prasowego. Tekst musi mieć aktualny cytat i musi być prawdziwy. W każdym przypadku konieczne jest sprawdzenie, czy osoba, która ma być cytowana, zgadza się z cytatem. Cytat pozwala zapracowanemu dziennikarzowi na przygotowanie pełnego artykułu bez konieczności przeprowadzania z nim wywiadu.
• Zawsze pamiętaj, że wielu redaktorów jest przytłoczonych, a zespoły są zredukowane. Jeśli możesz im ułatwić życie, prawdopodobnie opublikujesz swoje wydanie. Informacja prasowa zostanie opublikowana w minimalnej liczbie wydań, jeśli jest napisana z myślą o samej publikacji. Ale jeśli wypełnisz tekst frazami reklamowymi i nie użyjesz języka dziennikarskiego itp., Redaktor z pewnością pogardzi Twoim tekstem i go usunie. Wszyscy mówią, że są liderami. Nie trać czasu redaktora. Miejsce na opis firmy znajduje się w dziale „o firmie XX”. Nie zapomnij podać dokładnych i rzeczowych informacji.
• Artykuły powinny być jak najbardziej pozytywne i animowane. Unikaj zwrotów typu „po rezygnacji poprzedniego prezesa firmy” lub „po okresie bezczynności”. Dziennikarz może zdecydować się na zbadanie tych problemów, zamiast pisać o temacie komunikatu prasowego. Nawet jeśli okoliczności są całkowicie nieszkodliwe, na przykład opuszczenie prezydenta ze względów zdrowotnych, wynik może nie być taki, jakiego się spodziewano.
• Nie zapewniaj kontaktu z innymi osobami bez ich zgody. Ponadto osoba ta musi być dostępna przez cały czas pracy przez kilka dni po ujawnieniu.
• Wysyłając informację prasową, nie umieszczaj słowa „informacja prasowa” w temacie wiadomości e-mail. Wmieszasz się tylko w tłum. Spróbuj zwrócić na siebie uwagę redaktora, przedstawiając atrakcyjny temat, na przykład „Firma Brand wygrywa 30 miliardów dolarów w kontraktach rządowych”.