Zawartość

• Kroki

Pisanie e-maila z przypomnieniem jest skomplikowane; wiadomość musi zostać przekazana, ale bez wydawania się zbyt niecierpliwej lub zbyt natarczywej. Pismo powinno mieć przyjazny ton (z lekkimi wyrazami) i zawierać powitanie. Dodaj to, co należy powiedzieć, aby przekaz był jasny i poprawiony, aby upewnić się, że nie ma błędów ortograficznych (ponieważ musisz też brzmieć profesjonalnie).

Kroki

Część 1 z 3: Tworzenie przyjaznego tonu

1. 

   Pozdrów odbiorcę. Będąc sytuacją biznesową, wpisz „Drogi”; ale pamiętaj, że spersonalizowane e-maile stały się obecnie bardziej powszechne. Oto kilka komplementów, aby brzmieć przyjaźnie:
   • "Witaj, ";
   • "Cześć jak się masz?";
   • "Ile czasu!";
   • „Ups!”

2. 

   
   
   Wspomnij o związku między wami. Gdy po prostu wyślesz przypomnienie, wiadomość będzie ciężka; odnieś się do relacji między tobą, używając wyrażeń, które wyjaśniają twoją przyjaźń lub wspólne doświadczenia, takie jak:
   • „Jak idą zajęcia?”;
   • "Jak się masz, przyjacielu?";
   • „Świetnie się z tobą bawiłem w ostatnią sobotę”;
   • „Jak długo ze sobą rozmawiamy? Jeden miesiąc?";
   • „Ta nasza podróż była świetną zabawą! Musimy powtórzyć dawkę ”.

3. 

   
   
   Używaj lekkich wyrażeń. Jest to bardzo ważne, szczególnie w części przypominającej; dobrze byłoby złożyć drobne przeprosiny za kontakt tylko z tej nudnej okazji (zwłaszcza jeśli minęło trochę czasu, odkąd rozmawiali). Oto niektóre sugestie:
   • „Wiem, że minęło trochę czasu, odkąd rozmawialiśmy, ale chciałem ci przypomnieć…”;
   • „Wszystko jest teraz bardzo zajęte, z dzieckiem. Chciałem tylko o tym pamiętać… ”;
   • „Wiem, że jesteś zajęty i nie chcę Ci przeszkadzać, ale przyszło mi to przypomnieć…”

4. 

   
   
   Bądź uprzejmy. Mając ważne przypomnienie, bardzo łatwo jest przesadzić ze słowami. Zawsze miej na uwadze, że odbiorca musi zająć się własnym życiem. Uwzględnij w e-mailu „proszę”, „dziękuję” i synonimy, a także inne uprzejme zwroty, takie jak:
   • „Przepraszam, że przeszkadzam, ale muszę wiedzieć, czy…”;
   • „Jeśli możesz, odpowiedz na tego e-maila, gdy tylko będziesz miał czas”;
   • „Dziękuję za poświęcony czas i odpowiedź. Jestem bardzo wdzięczny";
   • "Czekam na twoją odpowiedź."

Część 2 z 3: Pokrycie tego, co jest potrzebne

1. 

   Umieść temat. W ogóle nie musisz być mądry; Wystarczy bycie bezpośrednim i klarownym, aby odbiorca wiedział, o co chodzi w ciągu kilku sekund. Oto kilka tematów wiadomości e-mail takich jak:
   • "Jak się masz?";
   • "Przypomnienie o ...";
   • „Przypomnienie - w”;
   • „Liczba zainteresowanych stron -”.

2. 

   Pamiętaj o dołączeniu przypomnienia. Czasami, próbując być uprzejmym i przyjacielskim, zapominasz o kilku rzeczach; nawet przypomnienie! Aby tego uniknąć, umieść to na początku e-maila, zaraz po powitaniu i wspomnieniu o swoim związku:
   • "Cześć, jak się masz?
     Nie rozmawialiśmy od jakiegoś czasu. Jak tam pani i dzieci? Mój zawsze mnie zajmuje, ale chciałem sprawdzić, czy ty… ”;
   • "Część babciu. Od jakiegoś czasu chciałem do Ciebie napisać, ale ostatnio byłem bardzo zajęty. Chciałem tylko wiedzieć, czy nasz obiad jeszcze się skończył ”.

3. 

   Używaj zwięzłego języka. Mówi się, że większe frazy brzmią bardziej uprzejmie. Zwykle jest to prawda: zamiast mówić „staraj się bardziej”, bardziej uprzejmie jest powiedzieć „lepiej by się ułożyło, gdybyś spróbował trochę bardziej”. Jednak pisząc e-mail z długimi zdaniami, trudno będzie zrozumieć, jaki jest główny przekaz.
   • Użyj uproszczonej struktury, takiej jak: Realizacja (początek) → Lista Ciebie → Przypomnienie → Pożegnanie (koniec).

4. 

   Usuń niepotrzebne informacje. Przeczytaj wszystkie zdania i zadaj sobie pytanie: „Czy to jest niezbędne?” Oczywiście pewne frazy będą potrzebne, aby przekaz nie był „suchy”, ale to, co nie pasuje do tego profilu, trzeba wyeliminować.
   • Ogólnie rzecz biorąc, przysłówki (takie jak „dużo”, „dużo”, „naprawdę”, „niezwykle” i „zdecydowanie”) można usunąć, aby zwiększyć zwięzłość.

5. 

   Zakończ pożegnaniem. Jak wiesz, oznacza to „pożegnanie”. W e-mailach używamy na przykład słów „Pozdrowienia”, „Serdecznie”, „Z poważaniem” i „Wdzięczność”, po których następuje Twój podpis. Powyższe przykłady mogą jednak wydawać się bezosobowe; jeśli chcesz czegoś bardziej osobistego, spróbuj:
   • "Twój przyjaciel";
   • „Uściski”;
   • "Do zobaczenia później";
   • "Miłego dnia";
   • "Teraz to zależy od Ciebie";
   • "Czekam na twoją odpowiedź."

Część 3 z 3: Zapewnienie bezbłędnej poczty e-mail

1. 

   Przejrzeć. Nawet rzut oka pokaże kilka prostych błędów, które mogły zostać popełnione. Po zakończeniu pisania sprawdź pisownię wiadomości.
   • Wiele programów pocztowych ma wbudowany moduł sprawdzania gramatyki. Jakość zależy od serwera; w niektórych przypadkach nie będą zbyt dobre.
   • Zwróć szczególną uwagę na temat, powitanie i pożegnanie. Łatwo jest edytować treść wiadomości, dopóki nie będzie bardzo dobrze napisana i nie pomylisz się w najważniejszych punktach.

2. 

   Przeczytaj, co napisałeś na głos. Jeśli wiadomość e-mail jest ważna lub chcesz, aby wyglądała na bardzo przyjazną i uprzejmą, przeczytaj ją na głos i sprawdź, czy ma odpowiedni ton; jeśli tak, po prostu wyślij.
   • Edytuj to, co wygląda dziwnie. Kieruj się własnym osądem, ponieważ każdy z nich ma własny styl wypowiedzi.

3. 

   Poproś kogoś o przeczytanie. W przypadku ważnych ogłoszeń (np. Biznesowych) dobrze byłoby, gdyby ktoś inny przeczytał przypomnienie przed jego wysłaniem. Jeśli napisałeś zwięźle, proces ten nie powinien zająć dużo czasu, a nawet może wykryć drobne błędy.
   • Spójrz na usługi przesyłania wiadomości, takie jak media społecznościowe, i zapytaj znajomego, który jest online: „Cześć, czy mógłbyś przeczytać małego e-maila, który napisałem i sprawdzić, czy wygląda dobrze? Jest bardzo krótki ”.
   • Pamiętaj, aby wyrazić wdzięczność przyjacielowi, który się zgodził. To niewiele, ale wyświadcza ci przysługę.