Zawartość

• Kroki

Pisanie zaproszeń może być stresującą częścią planowania i organizacji wydarzenia. Jeśli jednak spędzisz trochę więcej czasu na liście gości, jeśli wybierzesz odpowiedni środek komunikacji, spersonalizujesz zaproszenia i zbierasz odpowiedzi, możesz szybko i łatwo wysyłać zaproszenia oraz monitorować rosnącą listę gości.

Kroki

Część 1 z 3: Sporządzanie listy gości

1. 

   Zrób podstawową listę. Na takiej liście powinny znaleźć się wszystkie osoby, które nie mogą przegapić imprezy, np. Najbliższa rodzina i ich najlepsi przyjaciele. Jeśli jest to wydarzenie branżowe, uwzględnij na liście partnerów biznesowych. Imprezy z okazji ukończenia studiów lub inne uroczystości akademickie mogą również obejmować preferowanych mentorów i nauczycieli. Wesela i inne imprezy, w których jest wielu gospodarzy, muszą uwzględniać osoby ważne dla każdego gospodarza.

2. 

   
   
   Uwzględnij innych przyjaciół i krewnych. Po zakończeniu podstawowej listy porównaj ją z maksymalną liczbą osób, które możesz zaprosić na imprezę lub wydarzenie. W tym momencie możesz zacząć dodawać innych członków rodziny i niezbyt bliskich przyjaciół. Jeśli w końcu masz mniej osób niż maksymalna dozwolona, ​​nie ma problemu, ale staraj się nie przekraczać tej liczby.

3. 

   
   
   Pomyśl o agregatach. Jeśli zamierzasz pozwolić gościom na przyprowadzenie na imprezę kogoś innego, musisz wziąć tę liczbę pod uwagę przy ustalaniu ostatecznej listy. Ponadto musisz dołączyć parametry zaproszenia. Na przykład, jeśli nie zamierzasz brać udziału w wydarzeniu z dziećmi, napisz uprzejmie przypominając gościom, że nie powinni przyprowadzać innych osób poniżej określonego wieku.
   • Możesz napisać coś w stylu: „Mr. Serdecznie zapraszamy João Almeidę i jego rodzinę na nasze przyjęcie weselne. Prosimy, aby wszyscy goście mieli ukończone 18 lat ”.

4. 

   
   
   Przejrzyj listę. Ważne jest, aby nikogo nie pomijać. Poproś znajomego lub członka rodziny, aby przejrzał listę razem z Tobą i przedstawił sugestie dotyczące dodawania lub usuwania kogoś. Zawsze pamiętaj o maksymalnej liczbie gości i unikaj zapraszania zbyt wielu osób. Jeśli jednak uważasz, że niektórzy goście nie będą mogli w niej uczestniczyć, zaproś jeszcze kilka osób.
   • Jeśli obawiasz się anulowania, spróbuj wysłać część zaproszeń wcześniej. Następnie wyślij drugą rundę zaproszeń, jeśli wiele osób nie może wziąć udziału.

Część 2 z 3: Tworzenie zaproszeń

1. 

   Twórz własne zaproszenia. Możesz używać programów Microsoft Word, Adobe lub innego oprogramowania do projektowania. Jeśli masz piękne pismo odręczne, możesz również napisać wszystko ręcznie. Użyj dobrej jakości papieru o fakturze tektury lub czegoś ciekawszego.
   • Inną opcją jest utworzenie wielu warstw w zaproszeniach. Zacznij od wydruku wielkości karty i dodaj kawałek kolorowego kartonu nieco większy niż tył. Użyj kleju lub dwustronnej taśmy klejącej.
   • Jeśli chcesz spersonalizować i zaoszczędzić czas, użyj niestandardowych stempli.Możesz zamienić spersonalizowany wycinek lub zdjęcie w pieczęć i szybko powielić każdą kartę gościom.

2. 

   Kup spersonalizowane zaproszenia, aby zaoszczędzić czas w porównaniu do majsterkowania. Ceny różnią się znacznie w zależności od stylu, rodzaju papieru, druku kolorowego lub czarno-białego i innych zmiennych, więc zastanów się, w jaki sposób chcesz otrzymać zaproszenie, aby uzyskać dokładną wycenę.
   • Istnieje kilka sklepów papierniczych i biurowych, które drukują spersonalizowane zaproszenia.
   • Możesz również znaleźć kilka witryn internetowych, które obsługują tego typu zaproszenia.

3. 

   Twórz zaproszenia elektroniczne. Jeśli Twoi goście są bardziej nowocześni lub jeśli Twoje wydarzenie jest mniej formalne, możesz skorzystać z wielu aplikacji, aby łatwiej i szybciej zapraszać ludzi za pośrednictwem poczty e-mail lub mediów społecznościowych. Większość programów umożliwia dołączenie własnych projektów lub użycie standardowego szablonu w celu ułatwienia zaproszenia. Oprócz przyspieszenia procesu tworzenia projektu będziesz mógł również od razu wysłać plik cyfrowy i szybciej otrzymać odpowiedź, co jest świetnym pomysłem dla tych, którzy mają krótszy termin.

4. 

   Napisz coś bardzo otwartego. Uwzględnij okazję, datę, miejsce i godzinę wydarzenia. Ważne jest również, aby goście wiedzieli, czy mogą przyprowadzić inne osoby. Poproś również o odpowiedź za pomocą załączonej karty, adresu e-mail, aplikacji lub telefonu, w zależności od preferencji. Zaproszenie powinno być krótkie i uprzejme, ale zawierać uprzejme prośby, takie jak: „Zapraszam” lub „Prosimy o przybycie”, aby goście czuli się mile widziani.
   • Na przykład napisz coś w stylu: „Proszę przyjdź na moje przyjęcie urodzinowe. Wydarzenie odbędzie się 16 października w moim domu. Impreza będzie trwała od 15 do 14:30. Proszę o odpowiedź za pomocą karty, mojego e-maila lub telefonicznie ”.
   • Musisz również dołączyć specjalne wskazówki dotyczące wydarzenia lub inne instrukcje, takie jak kostium lub inne istotne informacje.

5. 

   Używaj właściwego nazewnictwa gościa. Najważniejsza jest intencja, a Ty okazujesz szacunek gościom, więc postaraj się zapamiętać i uwzględnić te szczegóły. Jeśli zapraszasz samotną, niezamężną kobietę, wpisz „Panna” lub „Pani”, a jeśli zaproszenie jest dla samotnego mężczyzny, wpisz „Pan”. W przypadku małżeństwa użyj „Mr.” i pani.". Jednak sytuacja może się bardziej skomplikować, jeśli zapraszasz przyjaciół lub krewnych o specjalnych tytułach, takich jak „Dr.” lub inny ważny tytuł.
   • Jeśli w zaproszeniu użyjesz niewłaściwej nomenklatury, przeproś telefonicznie, osobiście lub pisemnie. To dobry sposób, aby odkupić się na gafie.

6. 

   Dołącz odbiorcę i adres zwrotny. W lewym górnym rogu koperty podaj swoje imię i nazwisko, ulicę, miasto, stan i kod pocztowy. W środku wpisz te same informacje, co gość. Możesz również wysłać swoje dane kontaktowe w zaproszeniu lub na karcie odpowiedzi. Zatem jeśli gość zgubi kopertę, nadal będzie miał dostęp do twoich informacji.

7. 

   Podpisz grzecznie. Twoje ostatnie zdanie i podpis muszą zostać wybrane zgodnie z publicznością. Na przykład, jeśli zapraszasz swojego szefa, grzeczne „przemyślane” to najlepszy sposób na pożegnanie. Jeśli to dla twoich rodziców, pisz „z miłością”. To dobra okazja, aby nadać zaproszeniom szybki i łatwy spersonalizowany akcent.
   • Użyj żartu, aby nadać zaproszeniu bardziej osobisty charakter. Na przykład: „Dzięki, że zawsze kupiłeś mi drinka, Roberto”. To bardzo osobista wiadomość, którą możesz napisać do współlokatora ze studiów na zaproszeniu na ślub. Ale wiedz, że pisanie tego do rodziców nie będzie zbyt właściwe.

8. 

   Udekoruj zaproszenia. Możesz znaleźć szeroką gamę prostych elementów dekoracyjnych, takich jak obramowania, i bardziej skomplikowanych, takich jak winorośle, róże i dynie. Jeśli masz przyjaciela lub krewnego, który jest artystą, poproś go o spersonalizowanie Twojego zaproszenia. Jest to również kolejna okazja, aby podczas robienia uwzględnić swój własny styl. Pamiętaj jednak, że projekt musi pasować do stylu wydarzenia. Na przykład czaszka i skrzyżowane piszczele mogą być dobre na zaproszenie na imprezę Halloween, ale nie będą dobrze wyglądać na zaproszeniu na ślub.

Część 3 z 3: Zbieranie odpowiedzi

1. 

   Monitoruj odpowiedzi ręcznie. Jeśli poinstruowałeś gości, aby odpowiedzieli za pomocą karty dołączonej do zaproszenia lub przez telefon, może być łatwiej utworzyć ręczną listę odpowiedzi. Może to być tak proste, jak wydrukowana lista gości ze znakami wizowymi wskazującymi na obecność lub „X”, który oznacza nieobecność. Inną opcją jest stworzenie bardziej zaawansowanego systemu monitorowania za pomocą arkusza kalkulacyjnego Excel z całkowitą liczbą potwierdzeń, dodatkowymi gośćmi, liczbą dorosłych lub dzieci, rodzajem potrawy i innymi z góry określonymi czynnikami.

2. 

   Użyj systemu wirtualnego. Jeśli zdecydowałeś, że zaproszenia cyfrowe są najlepszą opcją na Twoje wydarzenie, prawdopodobnie będziesz mieć dostęp do programu monitorowania odpowiedzi i potwierdzeń. To jeden z powodów, dla których ludzie wybierają zaproszenia elektroniczne. Jeśli jednak wysłałeś tradycyjne zaproszenia papierowe, nadal istnieje możliwość przeniesienia listy gości i informacji do cyfrowych systemów monitoringu w celu kontroli procesu. W Internecie jest kilka tanich lub bezpłatnych zasobów.

3. 

   Przygotuj się na odpowiednią liczbę gości. Kiedy już wiesz, ilu gości może uczestniczyć w wydarzeniu, zorganizuj miejsce, bufet i inne zakwaterowanie, aby zaspokoić potrzeby obecnych. Dokładnie sprawdź liczbę zamówionych posiłków, maksymalne obłożenie miejsca i inne czynniki, aby zapewnić dobre wrażenia wszystkim obecnym.

4. 

   Wyślij kartki z podziękowaniami. Nie ma znaczenia, czy otrzymałeś prezenty od gości, ważne jest, aby pokazać, że jesteś wdzięczny, że dodali Twoje wydarzenie do swojego kalendarza. Skorzystaj z listy podpisów lub poproś kogoś, aby został przy drzwiach i monitorował, kto był obecny. Następnie wyślij kartki z podziękowaniami.
   • Karta może zawierać tak prostą wiadomość, jak: „Dziękuję za przybycie na moje przyjęcie urodzinowe!”
   • Jeśli otrzymałeś prezent, umieść na karcie konkretną wzmiankę o treści w stylu: „Dziękuję bardzo za przybycie na moje przyjęcie z okazji ukończenia szkoły. Nie mogę się doczekać wykorzystania zestawu długopisów, które mi dałeś w mojej przyszłej karierze! ”
   • Podobnie jak zaproszenia, karty te mogą być drukowane cyfrowo lub tradycyjnie, w zależności od konkretnej sytuacji.