Zawartość

• Kroki
• Pytania i odpowiedzi społeczności
• Porady

Inne sekcje

Jeśli kończy Ci się miejsce w wiadomości e-mail IBM Notes, ale nie jesteś gotowy do usunięcia wiadomości e-mail, rozważ ich archiwizację. Archiwizacja wiadomości e-mail oznacza kopiowanie wiadomości do innej lokalizacji na komputerze. Dowiedz się, jak archiwizować IBM Notes, aby zwolnić miejsce na koncie, jednocześnie zapisując oryginalne wiadomości e-mail. Pomaga również komputerowi i oprogramowaniu działać z najwyższą wydajnością.

Kroki

1. 

   Ogranicz rozmiar pliku poczty. Plik poczty powinien mieć rozmiar mniejszy niż 500 MB. (Niektóre organizacje mogą wymagać ściślejszego ograniczenia, na przykład 200 MB).
   • Sprawdź rozmiar danych, przechodząc do Plik, Baza danych, Właściwości. W Lotus 8 przejdź do Plik, Aplikacje, Właściwości.
   • Kliknij kartę „i”. Liczba po wyrażeniu „Miejsce na dysku” to ilość danych aktualnie przechowywanych w programie IBM Notes.

2. 

   
   
   Poznaj z góry określone ustawienia organizacji. Jeśli używasz IBM Notes w szkole lub pracy, mogą już istnieć ustawienia archiwum. Pomaga to organizacjom kontrolować liczbę wiadomości e-mail na użytkownika, a także ogólną wydajność komputerów w organizacji. Jeśli ustawienia archiwum są już skonfigurowane, porozmawiaj z personelem technicznym systemu, aby sprawdzić, czy można je zmienić.

3. 

   
   
   Określ żądane ustawienia archiwum. Możesz zarchiwizować wszystkie wiadomości e-mail IBM Notes lub wybrać konkretne. Musisz także zdecydować, jak często chcesz archiwizować IBM Notes.
   • Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
   • Idź do Działania, Archiwum, Ustawienia.
   • Przejdź do karty Kryteria i upewnij się, że wybrana jest opcja „Domyślne dla ostatniej modyfikacji”.
   • Kliknij „OK”, aby zapisać zmiany.
   • Upewnij się, że kryteria są włączone.

4. 

   
   
   Zaplanuj automatyczne archiwa. Planowanie automatycznych archiwów zapewnia regularne i spójne archiwizowanie. Oszczędza również czas.
   • Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
   • Idź do Działania, Archiwum, Ustawienia.
   • Przejdź do zakładki Harmonogram. Upewnij się, że wybrana jest opcja „Zaplanuj archiwizację”.
   • Wybierz odpowiednią godzinę i dzień, w którym komputer ma zarchiwizować pliki.

5. 

   Archiwizuj ręcznie IBM Notes. Nawet jeśli zaplanujesz automatyczną archiwizację, nadal możesz archiwizować ręcznie w dowolnym momencie.
   • Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
   • Otwórz pocztę lub folder, który chcesz zarchiwizować.
   • Przejdź do Działania, Archiwizuj, Archiwizuj teraz.
   • Kliknij Tak, aby zarchiwizować zgodnie ze wstępnie określonymi ustawieniami.

6. 

   Archiwizuj za pomocą metody przeciągnij i upuść. Jest to po prostu inny sposób ręcznego archiwizowania programu IBM Notes.
   • Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
   • Otwórz pocztę lub folder, który chcesz zarchiwizować.
   • Wybierz odpowiednie wiadomości.
   • Przeciągnij wiadomości do wymaganego archiwum w panelu nawigacji.

7. 

   Wyświetl zarchiwizowane wiadomości. Chociaż zarchiwizowałeś wiadomość e-mail, możesz czasami potrzebować do niej dostępu. Plik archiwum będzie naśladował foldery skonfigurowane na koncie IBM Notes. Wszystko pozostanie zorganizowane tak, jak to zaprojektowałeś.
   • Otwórz odpowiednią aplikację (Mail).
   • Kliknij Archiwizuj w panelu nawigacji.
   • Wybierz odpowiednie archiwum (tj. Domyślne dla ostatniej modyfikacji).

Pytania i odpowiedzi społeczności

Porady

• Twórz kopie zapasowe ważnych e-maili. Jeśli masz ważne wiadomości e-mail w IBM Notes, pamiętaj, aby skopiować je do innej lokalizacji, na przykład na dysk CD lub DVD. Zapewnia to dodatkową kopię na wypadek, gdyby coś stało się z serwerem lub kopią przechowywaną na Twoim komputerze osobistym.
• Usuń stare i niepotrzebne wiadomości, zwłaszcza jeśli zawierają załączniki. Pomoże to również zmniejszyć rozmiar danych i poprawi wydajność komputera.